Wie anpassbar ist HubSpot CRM? Ein Vergleich mit Salesforce und Pipedrive für den Mittelstand

Wie anpassbar ist HubSpot CRM? Ein Vergleich mit Salesforce und Pipedrive für den Mittelstand

HubSpot CRM ist weitreichend anpassbar: Sie passen Eigenschaften, Pipelines und Ansichten an und modellieren mit Custom Objects sogar eigene Datentypen. Damit deckt es komplexe Geschäftsmodelle ab, bleibt aber einfacher zu bedienen als Salesforce. Pipedrive ist schlanker, stößt bei der Anpassung aber früher an Grenzen. Dieser Vergleich zeigt die Unterschiede.

Für mittelständische Unternehmen ist Anpassbarkeit entscheidend, weil sich kaum ein Geschäftsmodell in ein Standard-CRM pressen lässt. Gleichzeitig fehlt oft das Team, um ein hochkomplexes System dauerhaft zu betreuen. Die Frage ist also nicht nur, wie viel sich anpassen lässt, sondern auch, wie viel Aufwand das kostet. Genau an diesem Punkt unterscheiden sich HubSpot, Salesforce und Pipedrive deutlich.

Was sind Custom Objects in HubSpot?

Custom Objects sind eigene Datentypen, die Sie zusätzlich zu den Standardobjekten wie Kontakten, Unternehmen und Deals anlegen. Damit bilden Sie ab, was Ihr Geschäft prägt, etwa Projekte, Verträge, Maschinen oder Kurse. Das System verknüpft diese Objekte mit den übrigen Daten, sodass alles zusammenhängt und auswertbar bleibt.

Der eigentliche Wert entsteht durch die Verknüpfungen. Ein Custom Object für Projekte lässt sich mit Kontakten, Unternehmen und Deals verbinden, sodass jeder im Team den vollen Zusammenhang sieht. In Berichten und Workflows stehen diese eigenen Objekte genauso zur Verfügung wie die Standarddaten. So bleibt auch ein verzweigtes Geschäftsmodell an einem Ort übersichtlich. 

So weit lässt sich HubSpot CRM anpassen

Die Software lässt sich auf mehreren Ebenen anpassen. Sie legen eigene Eigenschaften an, gestalten die Ansicht der Datensätze, bauen mehrere Pipelines und steuern über Workflows, was im Hintergrund passiert. Für komplexere Modelle kommen Custom Objects dazu, mit denen Sie eigene Datentypen und deren Beziehungen abbilden. Wichtig ist dabei das Zusammenspiel: Die Anpassungen greifen ineinander, statt nebeneinander zu stehen, weil alles auf derselben Datenbasis liegt.

Ein Beispiel: Ein Maschinenbauer verkauft nicht nur an Kontakte, sondern verwaltet auch Anlagen, Wartungsverträge und Ersatzteile. Mit Custom Objects legt er für jede dieser Größen einen eigenen Datentyp an und verknüpft sie mit Kunden und Deals. So entsteht ein CRM, das sein Geschäft abbildet und nicht umgekehrt. Der Vertrieb sieht beim Kunden sofort, welche Anlagen im Einsatz sind und welcher Wartungsvertrag bald ausläuft, und kann gezielt darauf reagieren.

Die tiefsten Anpassungen wie Custom Objects gehören zu den höheren Paketen, eröffnen dafür aber viel Spielraum. Der praktische Vorteil: Vieles davon richten Sie ohne Entwickler ein, direkt über die Oberfläche.

Über die einzelnen Felder hinaus passen Sie auch an, wie Ihr Team arbeitet. Datensätze lassen sich so gestalten, dass die wichtigsten Informationen oben stehen, und verschiedene Teams können eigene Ansichten und Filter erhalten. Pflichtfelder stellen sicher, dass zentrale Angaben nicht fehlen, und bedingte Logik blendet Felder nur dann ein, wenn sie gebraucht werden. So passt sich das System dem Prozess an, statt das Team in eine starre Maske zu zwingen. Einen ersten Eindruck von diesen Möglichkeiten bekommen Sie direkt in HubSpot CRM.

HubSpot, Salesforce und Pipedrive im Vergleich

Alle drei Systeme lassen sich anpassen, aber mit unterschiedlichem Schwerpunkt. Wichtig ist dabei nicht nur, was theoretisch möglich ist, sondern auch, wie viel Aufwand und Wissen die Anpassung erfordert. Die folgende Tabelle zeigt die wichtigsten Unterschiede, danach ordnen wir sie ein.

Salesforce gilt als das anpassbarste der drei Systeme. Über eigene Objekte, Layouts und sogar eigenen Code lässt sich nahezu jeder Prozess abbilden, dazu kommt ein riesiger Marktplatz an Erweiterungen. Diese Tiefe hat ihren Aufwand: Die Einrichtung ist umfangreich, und für Pflege und Weiterentwicklung braucht es meist geschultes Personal oder externe Beratung. Für Unternehmen mit sehr speziellen Anforderungen und eigenen Ressourcen ist das ein Vorteil, für kleinere Teams oft eine Hürde.

Pipedrive geht den umgekehrten Weg. Es ist schlank, schnell eingerichtet und auf einen klaren Vertriebsprozess ausgelegt. Eigene Felder sind möglich, bei komplexeren Datenmodellen stößt es aber früher an Grenzen als die beiden anderen. Für Teams, die genau diesen geradlinigen Verkauf abbilden wollen, ist das ein Vorteil, weil nichts ablenkt. Wächst das Geschäft jedoch in die Breite, fehlt irgendwann der Spielraum, eigene Strukturen abzubilden.

HubSpot liegt dazwischen und trifft damit den Bedarf vieler mittelständischer Unternehmen. Es bietet mit Custom Objects genug Tiefe für komplexe Modelle, bleibt aber übersichtlich und lässt sich größtenteils ohne Entwickler bedienen. Wer Anpassbarkeit und einfache Bedienung zugleich braucht, findet hier einen guten Mittelweg.

Welches System passt also zu wem? Ein Konzern mit eigener IT-Abteilung und sehr speziellen Abläufen ist bei Salesforce gut aufgehoben, weil die Tiefe dort kaum Grenzen kennt. Ein kleines Team mit einem geradlinigen Verkaufsprozess fährt mit Pipedrive schnell und unkompliziert. Mittelständische Unternehmen mit wachsendem oder verzweigtem Geschäft, aber ohne großes Administrationsteam, finden in HubSpot meist die beste Balance aus Möglichkeiten und Aufwand. Genau diese Gruppe will viel abbilden, ohne ein Großprojekt daraus zu machen.

Wann braucht ein Unternehmen Custom Objects?

Custom Objects lohnen sich, wenn die Standardobjekte das Geschäft nicht abbilden. Verwalten Sie zum Beispiel Projekte, Abonnements, Fahrzeuge oder Veranstaltungen, die eigene Felder und Beziehungen brauchen, sind eigene Objekte sinnvoll. Für einen einfachen Weg vom Kontakt zum Deal reichen die Standardobjekte dagegen völlig aus.

Eine gute Frage zur Orientierung ist: Notieren Sie wichtige Informationen bisher in Tabellen neben dem CRM, weil sie nirgends hineinpassen? Dann ist das ein klares Zeichen für ein eigenes Objekt. Solange sich alles sauber mit Kontakten, Unternehmen und Deals abbilden lässt, brauchen Sie diese zusätzliche Ebene nicht und fahren mit den Standardobjekten einfacher.

Anpassen ohne Entwickler bei HubSpot

Für mittelständische Teams ist oft entscheidend, was sie selbst einrichten können, ohne auf die IT oder eine Agentur zu warten. Bei der Software deckt die Oberfläche einen großen Teil davon ab. Eigene Eigenschaften, mehrere Pipelines, angepasste Datensatz-Ansichten, Workflows und in den höheren Paketen auch Custom Objects legen Sie über Menüs und Einstellungen an, nicht über Code. Das spart Zeit und macht das Team unabhängiger.

Das senkt die Hürde spürbar. Ein Vertriebsleiter kann eine neue Deal-Phase ergänzen oder ein Feld hinzufügen, ohne ein Ticket zu schreiben. Erst sehr spezielle Erweiterungen, etwa eigene Integrationen oder maßgeschneiderte Oberflächen, erfordern Entwicklerwissen. Bei Salesforce verschiebt sich diese Grenze früher in Richtung Fachleute, während Pipedrive zwar einfach bleibt, dafür aber weniger Tiefe bietet, sobald es komplexer wird. Für ein wachsendes Unternehmen ist das ein wichtiger Punkt, weil es so schneller auf Veränderungen reagieren kann, ohne jedes Mal externe Hilfe zu brauchen.

Worauf Sie bei der Anpassung achten sollten

Mehr Anpassung ist nicht automatisch besser. Legen Sie nur Felder und Objekte an, die Sie wirklich auswerten, sonst wird das System unübersichtlich. Planen Sie Custom Objects vorher sauber, weil sie die Datenstruktur über lange Zeit prägen. Behalten Sie außerdem im Blick, dass die tiefsten Anpassungen zu den höheren Paketen gehören. Ein guter Ansatz ist, mit den Standardobjekten zu starten und ein eigenes Objekt erst dann anzulegen, wenn der Bedarf konkret wird. Wer mit einer klaren Struktur startet und sie mit dem Unternehmen mitwachsen lässt, holt am meisten heraus.

FAQ: Anpassbarkeit von HubSpot CRM 

1. Was sind Custom Objects in HubSpot? 
Custom Objects sind eigene Datentypen, die Sie zusätzlich zu den Standardobjekten wie Kontakten, Unternehmen und Deals anlegen. Damit bilden Sie ab, was Ihr Geschäft prägt, etwa Projekte, Verträge oder Maschinen. HubSpot verknüpft diese Objekte mit den übrigen Daten, sodass alles zusammenhängt.

2. Wie unterscheidet sich HubSpot bei der Anpassbarkeit von Salesforce und Pipedrive? 
Salesforce ist am tiefsten anpassbar, verlangt aber viel Aufwand und meist geschultes Personal. Pipedrive ist schlank und einfach, stößt bei komplexen Datenmodellen aber früher an Grenzen. HubSpot liegt dazwischen und bietet viel Spielraum bei einfacher Bedienung.

3. Brauche ich Entwicklerkenntnisse, um HubSpot CRM anzupassen? 
Nein. Eigene Eigenschaften, mehrere Pipelines, angepasste Ansichten und Workflows richten Sie über Menüs und Einstellungen ein. Erst sehr spezielle Erweiterungen wie eigene Integrationen erfordern Entwicklerwissen.

4. Wann braucht ein Unternehmen Custom Objects? 
Custom Objects lohnen sich, wenn die Standardobjekte das Geschäft nicht abbilden, etwa bei Projekten, Abonnements oder Fahrzeugen mit eigenen Feldern und Beziehungen. Für einen einfachen Weg vom Kontakt zum Deal reichen die Standardobjekte aus.

5. Sind Custom Objects in jedem Paket verfügbar? 
Nein. Die Standardanpassungen wie eigene Felder und Pipelines sind breit verfügbar, die tiefsten Anpassungen wie Custom Objects gehören zu den höheren Paketen.

Zusammenfassung

Wie anpassbar ein CRM sein muss, hängt vom Geschäftsmodell ab. Salesforce bietet die größte Tiefe, verlangt dafür aber viel Aufwand. Pipedrive ist einfach, aber bei komplexen Modellen begrenzt. HubSpot verbindet beides: genug Spielraum durch Custom Objects und eigene Eigenschaften, dazu eine Oberfläche, mit der auch kleinere Teams zurechtkommen. Für den Mittelstand ist das oft die passendste Mischung, weil sie viel Anpassung erlaubt, ohne ein Großprojekt zu erzwingen. Wer es ausprobieren möchte, kann mit HubSpot CRM starten und die Anpassungen Schritt für Schritt aufbauen.