Die Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung in Deutschland ab dem 1. Januar 2025 ist ein wichtiger Schritt zur Modernisierung von Unternehmensprozessen und zur Erhöhung der Steuertransparenz. Grundlage dafür ist das im Jahr 2023 verabschiedete Wachstumschancengesetz. Dieses Gesetz sieht umfassende Maßnahmen zur Förderung der Digitalisierung und zur Bekämpfung von Steuerbetrug vor. (Quelle: https://www.bundesregierung.de/breg-de/aktuelles/wachstumschancengesetz-2216866)
Ab 2025 sollten Unternehmen bei der Abwicklung von B2B-Geschäften in Deutschland elektronische Rechnungen in einem genormten Format (EU-Norm EN 16931) versenden. Das Empfangen ist zu Beginn von 2025 bereits verpflichtend! Die beiden am häufigsten verwendeten Formate sind hierbei ZUGFeRD oder XRechnung. Somit stellt sich natürlich für alle HubSpot Nutzer die Frage: Wie kann E-Rechnungen erstellen mit HubSpot funktionieren?
Nein! Jedoch laut Bundesfinanzministerium gilt eine Übergangsregelung, bei der bis 31. Dezember 2026 weiterhin Papier und PDF-Rechnungen verschickt werden können. Unternehmen mit einem maximalen Umsatz von bis zu 800.000 € dürfen bis 2027 weiterhin die gängigen Rechnungen verschicken. Für beide Fristen gilt, dass der Empfänger dem Format zustimmen muss. Es ist jedoch verpflichtend für alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen zu können. (vgl. https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/FAQ/e-rechnung.html)
Im B2B-Bereich (d.h. bei der elektronischen Rechnungsstellung zwischen Unternehmen) gibt es verschiedene Möglichkeiten, elektronische Rechnungen zu übermitteln. Eine Möglichkeit ist der Versand per E-Mail, wobei die Rechnung als strukturierte Datei angehängt wird. Dies ist jedoch nur zulässig, wenn der Empfänger ausdrücklich zustimmt. Die Datei kann beispielsweise im ZUGFeRD-Format - also als PDF mit eingebettetem XML - oder als reine XRechnung im XML-Format vorliegen.
Ein weiterer zunehmend verbreiteter Übertragungsweg ist das sogenannte Peppol-Netzwerk. Dieses stellt einen sicheren, standardisierten und automatisierten Kommunikationskanal dar, über den E-Rechnungen effizient ausgetauscht werden können. Unternehmen, die Peppol nutzen, verfügen über eine eigene Peppol-ID, die vergleichbar mit einer digitalen Adresse ist und den eindeutigen Empfang von Rechnungen ermöglicht.
Darüber hinaus bieten viele ERP-Systeme und Cloud-Plattformen - wie beispielsweise DATEV, SAP, Lexware, Billomat oder sevDesk - integrierte Funktionen für die elektronische Rechnungsstellung. Diese ermöglichen entweder den direkten Versand von E-Rechnungen oder verfügen über eine Anbindung an das Peppol-Netzwerk. Damit wird der gesamte Rechnungsprozess nicht nur vereinfacht, sondern auch rechtskonform und zukunftssicher gestaltet.
E-Rechnungen müssen in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt sein, das automatisch von der Rechnung empfangenden Stelle verarbeitet werden kann. In Deutschland und der EU ist das Standardformat für E-Rechnungen. Hierzu zählen unter anderem das XML-basierte Format XRechnung, welches das Pflichtformat für öffentliche Auftraggeber in Deutschland ist und das Dateiformat ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) welches ab Version 2.0 auch EU-weit akzeptiert wird.
HubSpot selbst bietet derzeit kein E-Rechnungstool an, jedoch kann mittels Integrationen auch HubSpot E-Rechnungen versenden. Um E-Rechnungen mit HubSpot zu versenden, müssen Sie sicherstellen, dass die erforderlichen Integrationen und Einstellungen korrekt konfiguriert sind. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, die im Folgenden aufgeführt werden:
Vor der Auswahl des Tools: Stellen Sie sicher, dass alle Kundendaten in HubSpot vollständig und korrekt sind. Nutzen Sie die bidirektionale Synchronisation mit den jeweiligen Tools, um alle relevanten Informationen wie Rechnungsadresse, Zahlungsdetails und Kontaktinformationen auf dem neuesten Stand zu halten.
Die native Integration von HubSpot und easybill ermöglicht eine reibungslose Synchronisierung von Kontakten und Daten zwischen beiden Plattformen, ohne dass manuelle Dateneingaben oder zeitaufwendige Importe erforderlich sind. Dies spart Zeit, verbessert die Datenqualität und optimiert Ihre Geschäftsprozesse.
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Bidirektionale SynchronisierungKundendaten werden in Echtzeit zwischen HubSpot und easybill ausgetauscht. Änderungen an einem Datensatz in einer der Plattformen werden automatisch auf der anderen Seite übernommen. |
StandardfeldzuordnungenDie Integration bietet vordefinierte Feldzuordnungen, die die Einrichtung vereinfachen und Zeit sparen. Typische Felder wie Kundenname, Adresse und Kontaktdaten sind bereits vorab verknüpft. |
Synchronisierung von BestandsdatenBereits vorhandene Daten aus easybill oder HubSpot werden unmittelbar synchronisiert. Neue und aktualisierte Datensätze werden automatisch in beiden Systemen gespiegelt. |
Optimierung für B2C-GeschäfteDiese Integration ist besonders für die Synchronisierung von Kundendaten in B2C-Szenarien geeignet. |
Benutzerdefinierte Feldzuordnungen:
Ab der Version Operations Hub Starter können Sie Standardzuordnungen anpassen oder eigene Zuordnungen erstellen.
-> Beispiel: Sie können zusätzliche Felder wie "Steuer-ID" oder "Zahlungsstatus" definieren und mit entsprechenden Feldern in HubSpot verknüpfen.
Flexibilität und Kontrolle:
Benutzerdefinierte Zuordnungen ermöglichen eine bessere Anpassung der Integration an Ihre spezifischen Geschäftsanforderungen.
Erforderliche Produktversion:
Die Funktionalitäten der Integration setzen mindestens die Version Operations Hub Starter voraus. Für umfangreichere Anpassungen und Automatisierungen eignet sich Operations Hub Professional.
Kontaktieren Sie uns gerne. Unsere HubSpot Experten beraten zu und implementieren E-Rechnungsfeatures in HubSpot.
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Die native Sevdesk Integration für HubSpot inkludiert aktuell nicht die Rechnungserstellung. Lediglich Unternehmen & Kontakte können über die Integration unidirektional von HubSpot zu Sevdesk synchronisiert werden.
Mit der Buchhaltungssoftware Xero können E-Rechnungen erstellt werden. Jedoch können nur die Xero Kontakte mit der nativen Integration von Xero zu HubSpot unidirektional Synchronisiert werden, zum aktuellen Zeitpunkt.
Bildquelle: https://apps.xero.com/au/app/hubspot
HubSpot bietet derzeit keine native Funktion für den Empfang von E-Rechnungen. Die Plattform ermöglicht zwar das Erstellen und Versenden von Rechnungen, der Empfang und die Verarbeitung von E-Rechnungen ist jedoch noch nicht integriert.
Bezüglich des Imports von in easybill empfangenen Rechnungen in HubSpot gibt es derzeit keine direkte, native Funktion. Somit müsste man auf eine Custom-Integration zurückgreifen.
Grundsätzlich ist eine Custom Integration der Tools möglich, sofern die API ausreichend ist. Bei Interesse, sprechen Sie uns gerne an.
Die E-Rechnungspflicht beschreibt die gesetzlich verankerte Verpflichtung zur Verwendung elektronischer Rechnungen im Geschäftsverkehr, insbesondere im B2B-Bereich (Business-to-Business). Grundlage ist die EU-Richtlinie 2014/55/EU sowie die in Deutschland umgesetzte europäische Norm EN 16931, die ein einheitliches semantisches Datenmodell für elektronische Rechnungen vorgibt. Ziel ist es, die digitale Transformation des Rechnungswesens voranzutreiben, Bürokratie abzubauen und die Effizienz sowie Transparenz im Zahlungsverkehr zu erhöhen.
Die Einführung der E-Rechnungspflicht erfolgt in mehreren Stufen:
Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland technisch in der Lage sein, elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können.
Ab dem 1. Januar 2027 sind Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von über 800.000 Euro verpflichtet, ihre Rechnungen ausschließlich elektronisch auszustellen.
Ab dem 1. Januar 2028 gilt die E-Rechnungspflicht für alle inländischen Unternehmen im B2B-Bereich, unabhängig von ihrer Umsatzgröße.
Diese Regelung betrifft sowohl kleine als auch große Unternehmen – mit dem Ziel, den elektronischen Rechnungsaustausch flächendeckend zu etablieren.
Die Norm EN 16931 legt europaweit einheitliche Anforderungen an den strukturellen Aufbau elektronischer Rechnungen fest. Sie definiert ein standardisiertes Format, das eine automatische Verarbeitung der Rechnungsdaten ermöglicht – unabhängig vom Softwareanbieter. In Deutschland kommen Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD (ab Version 2.0) zur Anwendung, da sie den Anforderungen der Norm entsprechen.
Grundsätzlich betrifft die E-Rechnungspflicht alle in Deutschland ansässigen Unternehmen, die Waren oder Dienstleistungen an andere Unternehmen im Inland liefern oder erbringen. Es gibt jedoch Ausnahmen:
Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind derzeit von der aktiven Ausstellungspflicht ausgenommen.
Nicht im Inland ansässige Unternehmen, die Rechnungen an deutsche Unternehmen stellen, fallen nicht unter die Pflicht.
Privatpersonen (B2C-Geschäfte) sind ebenfalls nicht betroffen.
Im Einzelfall können auch bestimmte Sonderfälle oder vereinfachte Rechnungen von der Pflicht ausgenommen sein, z. B. Fahrscheine oder Kleinbetragsrechnungen unter 250 €.
Für Unternehmen, die HubSpot für die Erstellung und Verwaltung von E-Rechnungen nutzen möchten, stellt insbesondere die Integration mit easybill eine optimale Lösung dar. Durch die bidirektionale Synchronisation zwischen den beiden Plattformen können Kundendaten und Rechnungsinformationen nahtlos übertragen und aktuell gehalten werden. Das spart Zeit, reduziert Fehler und optimiert Geschäftsprozesse.
Obwohl HubSpot keine native Unterstützung für E-Invoicing bietet, ermöglicht die Anbindung an easybill durch vordefinierte Feldzuordnungen und individuelle Anpassungsmöglichkeiten eine flexible und effiziente Rechnungsstellung. Unternehmen profitieren zudem von automatisierten Prozessen, wie z.B. der Erstellung von Rechnungen auf Basis von Deal-Phasen.
Für Unternehmen, die bereits HubSpot einsetzen und sich auf die E-Rechnungspflicht vorbereiten möchten, stellt die easybill-Integration eine zukunftssichere und benutzerfreundliche Lösung dar.
Email Manuel Staub: mstaub@kkvision.de
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