E-Rechnung erstellen mit HubSpot

Was ist die E-Rechnungspflicht?

Ab 2025 sollten Unternehmen bei der Abwicklung von B2B-Geschäften in Deutschland elektronische Rechnungen in einem genormten Format (EU-Norm EN 16931) versenden. Das Empfangen ist zu Beginn von 2025 bereits verpflichtend! Die beiden am häufigsten verwendeten Formate sind hierbei ZUGFeRD oder XRechnung. Somit stellt sich natürlich für alle HubSpot Nutzer die Frage: Wie kann E-Rechnungen erstellen mit HubSpot funktionieren?

In welchem Format müssen E-Rechnungen ausgestellt sein?

E-Rechnungen müssen in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt sein, das automatisch von der Rechnung empfangenden Stelle verarbeitet werden kann. In Deutschland und der EU ist das Standardformat für E-Rechnungen. Hierzu zählen unter anderem das XML-basierte Format XRechnung, welches das Pflichtformat für öffentliche Auftraggeber in Deutschland ist und das Dateiformat ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) welches ab Version 2.0 auch EU-weit akzeptiert wird.

Anleitung zur Rechnungserstellung mit HubSpot

Übersicht zur Integration von HubSpot und easybill

Die native Integration von HubSpot und easybill ermöglicht eine reibungslose Synchronisierung von Kontakten und Daten zwischen beiden Plattformen, ohne dass manuelle Dateneingaben oder zeitaufwendige Importe erforderlich sind. Dies spart Zeit, verbessert die Datenqualität und optimiert Ihre Geschäftsprozesse.

Vorteile der Integration mit easybill

Erweiterte Funktionen mit Operations Hub Starter/Professional

Benutzerdefinierte Feldzuordnungen:
Ab der Version Operations Hub Starter können Sie Standardzuordnungen anpassen oder eigene Zuordnungen erstellen.
-> Beispiel: Sie können zusätzliche Felder wie "Steuer-ID" oder "Zahlungsstatus" definieren und mit entsprechenden Feldern in HubSpot verknüpfen.

Flexibilität und Kontrolle:
Benutzerdefinierte Zuordnungen ermöglichen eine bessere Anpassung der Integration an Ihre spezifischen Geschäftsanforderungen.

Erforderliche Produktversion:
Die Funktionalitäten der Integration setzen mindestens die Version Operations Hub Starter voraus. Für umfangreichere Anpassungen und Automatisierungen eignet sich Operations Hub Professional.

E-Rechnungen Erstellen mit HubSpot - Integration Sevdesk?

Die native Sevdesk Integration für HubSpot inkludiert aktuell nicht die Rechnungserstellung. Lediglich Unternehmen & Kontakte können über die Integration unidirektional von HubSpot zu Sevdesk synchronisiert werden.

Xero Integration für HubSpot zur Erstellung von E-Rechnungen?

Mit der Buchhaltungssoftware Xero können E-Rechnungen erstellt werden. Jedoch können nur die Xero Kontakte mit der nativen Integration von Xero zu HubSpot unidirektional Synchronisiert werden, zum aktuellen Zeitpunkt. 

Bildquelle: https://apps.xero.com/au/app/hubspot

Vorteile von HubSpot zur E-Rechnungserstellung 

• Bessere Teamzusammenarbeit: Marketing, Vertrieb und Buchhaltung können über eine zentrale Plattform nahtlos zusammenarbeiten.
  
  
• Bidirektionale Synchronisierung bei easybill Integration: Daten wie Kundendaten, Rechnungsinformationen und Zahlungsdetails werden in Echtzeit synchronisiert.
  
  
• Kein Medienbruch: Die Integration spart Zeit und reduziert Fehler durch die Vermeidung manueller Datenübertragungen.
  
  
• Automatische Rechnungserstellung: Sobald ein Deal abgeschlossen oder eine bestimmte Phase erreicht wird, kann eine E-Rechnung automatisch erstellt werden.
  
  
• Nachverfolgung: Automatisierte Erinnerungen für überfällige Rechnungen sorgen dafür, dass kein Zahlungsziel übersehen wird.
  
  
• Integration von benutzerdefinierten Feldern: Spezielle Anforderungen an die Rechnungsstellung (z. B. steuerliche Besonderheiten) können durch benutzerdefinierte Felder einfach umgesetzt werden.
  
  
• Reporting: HubSpot liefert Einblicke in den Status von Rechnungen (z. B. bezahlt, offen, überfällig) und unterstützt die Optimierung des Zahlungsmanagements.

Wie kann ich E-Rechnungen mit HubSpot empfangen?

HubSpot bietet derzeit keine native Funktion für den Empfang von E-Rechnungen. Die Plattform ermöglicht zwar das Erstellen und Versenden von Rechnungen, der Empfang und die Verarbeitung von E-Rechnungen ist jedoch noch nicht integriert.

Alternative?

Bezüglich des Imports von in easybill empfangenen Rechnungen in HubSpot gibt es derzeit keine direkte, native Funktion. Somit müsste man auf eine Custom-Integration zurückgreifen.

Custom Integration HubSpot E-Rechnung

Grundsätzlich ist eine Custom Integration der Tools möglich, sofern die API ausreichend ist. Bei Interesse, sprechen Sie uns gerne an.

Was ist die E-Rechnungspflicht?

Definition

Die E-Rechnungspflicht beschreibt die gesetzlich verankerte Verpflichtung zur Verwendung elektronischer Rechnungen im Geschäftsverkehr, insbesondere im B2B-Bereich (Business-to-Business). Grundlage ist die EU-Richtlinie 2014/55/EU sowie die in Deutschland umgesetzte europäische Norm EN 16931, die ein einheitliches semantisches Datenmodell für elektronische Rechnungen vorgibt. Ziel ist es, die digitale Transformation des Rechnungswesens voranzutreiben, Bürokratie abzubauen und die Effizienz sowie Transparenz im Zahlungsverkehr zu erhöhen.

Zeitplan und Umsetzung

Die Einführung der E-Rechnungspflicht erfolgt in mehreren Stufen:

• Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland technisch in der Lage sein, elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können.

• Ab dem 1. Januar 2027 sind Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von über 800.000 Euro verpflichtet, ihre Rechnungen ausschließlich elektronisch auszustellen.

• Ab dem 1. Januar 2028 gilt die E-Rechnungspflicht für alle inländischen Unternehmen im B2B-Bereich, unabhängig von ihrer Umsatzgröße.

Diese Regelung betrifft sowohl kleine als auch große Unternehmen – mit dem Ziel, den elektronischen Rechnungsaustausch flächendeckend zu etablieren.

Bundesweite Norm EN 16931

Die Norm EN 16931 legt europaweit einheitliche Anforderungen an den strukturellen Aufbau elektronischer Rechnungen fest. Sie definiert ein standardisiertes Format, das eine automatische Verarbeitung der Rechnungsdaten ermöglicht – unabhängig vom Softwareanbieter. In Deutschland kommen Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD (ab Version 2.0) zur Anwendung, da sie den Anforderungen der Norm entsprechen.

Wen betrifft die E-Rechnungspflicht und wen nicht?

Grundsätzlich betrifft die E-Rechnungspflicht alle in Deutschland ansässigen Unternehmen, die Waren oder Dienstleistungen an andere Unternehmen im Inland liefern oder erbringen. Es gibt jedoch Ausnahmen:

• Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind derzeit von der aktiven Ausstellungspflicht ausgenommen.

• Nicht im Inland ansässige Unternehmen, die Rechnungen an deutsche Unternehmen stellen, fallen nicht unter die Pflicht.

• Privatpersonen (B2C-Geschäfte) sind ebenfalls nicht betroffen.

• Im Einzelfall können auch bestimmte Sonderfälle oder vereinfachte Rechnungen von der Pflicht ausgenommen sein, z. B. Fahrscheine oder Kleinbetragsrechnungen unter 250 €.

Vorteile der E-Rechnung

1. Kosteneinsparung

• Wegfall von Papier-, Druck- und Versandkosten
• Reduzierter Arbeitsaufwand durch automatisierte Prozesse
• Keine Lager- und Archivierungskosten für physische Dokumente

2. Schnellere Verarbeitung

• Sofortige Übertragung und Empfang von Rechnungen
• Automatische Datenverarbeitung in Buchhaltungsprogrammen
• Verkürzte Zahlungsfristen durch schnelle Zustellung

3. Umweltfreundlichkeit

• Einsparung von Papier und Druckerressourcen
• Reduzierung des CO₂-Fußabdrucks durch weniger Postversand

4. Fehlerreduktion

• Minimierung von manuellen Eingabefehlern durch automatisierte Datenübernahme
• Validierung von Rechnungsdaten vor dem Versand

5. Transparenz und Nachvollziehbarkeit

• Elektronische Archivierung ermöglicht schnelle Suche und Abruf von Rechnungen
• Bessere Übersicht über den Status von Rechnungen (z. B. bezahlt, offen)

7. Datensynchronisation zwischen Systemen

• Kompatibilität mit unterschiedlichen ERP-Systemen und Softwarelösungen
• Standardisierte Formate wie ZUGFeRD oder XRechnung für den Datenaustausch

Zusammenhang & Fazit

Für Unternehmen, die HubSpot für die Erstellung und Verwaltung von E-Rechnungen nutzen möchten, stellt insbesondere die Integration mit easybill eine optimale Lösung dar. Durch die bidirektionale Synchronisation zwischen den beiden Plattformen können Kundendaten und Rechnungsinformationen nahtlos übertragen und aktuell gehalten werden. Das spart Zeit, reduziert Fehler und optimiert Geschäftsprozesse.

Obwohl HubSpot keine native Unterstützung für E-Invoicing bietet, ermöglicht die Anbindung an easybill durch vordefinierte Feldzuordnungen und individuelle Anpassungsmöglichkeiten eine flexible und effiziente Rechnungsstellung. Unternehmen profitieren zudem von automatisierten Prozessen, wie z.B. der Erstellung von Rechnungen auf Basis von Deal-Phasen.

Für Unternehmen, die bereits HubSpot einsetzen und sich auf die E-Rechnungspflicht vorbereiten möchten, stellt die easybill-Integration eine zukunftssichere und benutzerfreundliche Lösung dar.