ERP & CRM-Systeme unterstützen Unternehmen bei der Verwaltung und Optimierung ihrer Prozesse.
ERP-Software hilft bei der Organisation von Abläufen und deren Integration in ein einziges System. Die Einsatzmöglichkeiten sind währenddessen vielfältig – Vertrieb, Einkauf, Produktion, Personal & Lagerwirtschaft sind nur einige der zahlreichen Funktionsbereiche eines ERP-Systems.
Im Unterschied dazu fokussiert sich CRM-Software vorwiegend auf die Bereiche Vertrieb, Marketing und Kundenservice. Dabei verfolgt und analysiert die Software wichtige Kundeninformationen, sodass Unternehmen ihre Kunden auf effektive Weise erreichen können.
Hierbei verweise ich gerne auf unseren umfassenden Ratgeber zur CRM Marketing Automation.
Ob Sie lieber auf ERP oder CRM setzen sollten, hängt von mehreren individuellen Faktoren ab und ist vor einer Entscheidung gründlich zu durchdenken. Auch Kosten sowie benötigter Aufwand spielen eine wichtige Rolle im Entscheidungsprozess. Für beide Systeme gilt: Eine Unternehmenseinführung benötigt Zeit, intensive Schulungen und fortlaufende Anpassungen. Sind diese Hürden jedoch erst einmal überwunden, profitiert Ihr Unternehmen von zahlreichen Vorteilen.
Bevor jedoch irgendein System technisch eingeführt wird, bedarf es einer ERP und/oder CRM Strategie, um sicherzustellen, dass das maximale Potenzial der Software ausgeschöpft wird.
Der größtmögliche Nutzen wird erzielt, indem beide Systeme kombiniert werden. Somit vereinen beide Tools ihre Stärken, ergänzen Defizite und sorgen für einen nahtlosen Informationsfluss sowie transparente Workflows. Das Resultat sind verbesserte Kundenbeziehungen, effizientere Arbeitsprozesse, gesteigerte Umsatzmöglichkeiten bei niedrigeren Kosten und eine optimierte Zusammenarbeit verschiedener Abteilungen.
Unabhängig davon, ob Sie sich für CRM, ERP oder eine Kombination entscheiden, wird Ihr Unternehmen langfristig profitieren. Die Implementierung eines solchen Systems ist ein wichtiger Meilenstein in der Digitalisierung Ihres Unternehmens und ein großer Schritt nach vorne.
Bevor wir tiefer in die Thematik eintauchen und uns Unterschiede, Gemeinsamkeiten sowie Vorteile einer Integration von ERP & CRM ansehen, gilt es ein paar wesentliche Grundlagen zu verstehen. Beginnen wir mit der Definition beider Begriffe.
ERP-Systeme (Enterprise Resource Planning) sind Softwarelösungen, welche Unternehmen dabei helfen, Geschäftsprozesse zu steuern, zu verwalten und zu optimieren. Sie basieren auf einer zentralen Datenbank und integrieren verschiedenste Unternehmensbereiche wie Beschaffung, Vertrieb, Lagerverwaltung oder Buchhaltung. Dadurch können im gesamten Unternehmen wichtige Bereiche & Prozesse zentralisiert gemanagt werden.
CRM-Systeme (Customer-Relationship-Management) bilden die komplette Vertriebs- und Marketingstruktur eines Unternehmens digital ab. Vom Erstkontakt über Verkauf bis hin zur Vertragsverwaltung, Kundenbetreuung und Support. Sie ermöglichen es, wichtige Informationen wie Kontaktdaten, Gesprächsnotizen und Kaufinformationen zentralisiert zu speichern und bereichsübergreifend zu bearbeiten. Somit bilden Sie die Grundlage für Zentralisierung, Messbarkeit und Optimierung von Vertriebsprozessen sowie für Vertriebsautomatisierung.
ERP-Softwaresysteme sind so konzipiert, dass sie alle Facetten eines Unternehmens integrieren. ERP kann an die Bedürfnisse eines Unternehmens angepasst werden und dient vorwiegend der Steuerung, Verwaltung und Optimierung von internen Geschäftsprozessen.
Die Einsatzmöglichkeiten sind vielfältig. So dient ERP unter anderem zur Verwaltung, Steuerung und Analyse von:
ERP-Tools können je nach Anforderung komplex oder einfach sein. Wie Sie in der Auflistung erkennen, können zudem auch Teilbereiche von CRM abgedeckt werden. Doch dazu später im Text mehr.
Ein korrekt implementiertes System fördert die Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen einzelnen Abteilungen und erleichtert die Arbeit an gemeinsamen Zielen. Dies wiederum kann dabei helfen, die Bedürfnisse und Ziele Ihrer Kunden zu erkennen. Daten können gemeinsam genutzt und Möglichkeiten zur funktionsübergreifenden Zusammenarbeit erkannt werden. Somit kann Ihr Unternehmen Abläufe rationalisieren und gleichzeitig die Produktivität steigern.
Jim Hagemann Snabe (ehemaliger SAP-Vorstandschef)
CRM ist ein Softwaresystem, das Kundendaten speichert und auswertet. Es hilft Unternehmen, die Bedürfnisse und Ziele ihrer Kunden zu erkennen und alle Interaktionen mit ihnen im Unternehmen zu verfolgen.
Im Gegensatz zu ERP sind die Einsatzmöglichkeiten eines Customer Relationship Management auf die Bereiche Vertrieb, Marketing und Kundenmanagement beschränkt. Ein CRM kann den kompletten Vertriebsprozess eines Unternehmens abdecken.
Zu den klassischen Funktionen zählen:
Dank CRM-Software sind Sie in der Lage, Ihre Kunden besser zu verstehen, indem Sie Kundeninteraktionen mit Ihrem Unternehmen analysieren. Des Weiteren können Sie personalisierte Marketingkampagnen auf der Grundlage von Kundenpräferenzen oder früheren Käufen erstellen - dies gilt sowohl für B2C als auch für B2B Marketing Automation Kampagnen..
Insbesondere jedoch wird die Zusammenarbeit zwischen Vertrieb und Marketing optimiert. Somit werden Sie nicht nur mehr Umsatz machen, sondern auch die dafür benötigten Kosten merklich reduzieren.
Bobby Darnell (Gründer der Construction Market Consultants, Inc.)
Der wohl bedeutendste Unterschied zwischen ERP & CRM liegt in ihrer jeweiligen Grundfunktion. Während CRM ein Instrument für die Bereiche Vertrieb, Marketing & Kundenmanagement ist, deckt ERP als Komplettlösung beinahe sämtliche Unternehmensbereiche ab und vereinigt diese.
Haben wir die verschiedenen Grundbedeutungen der beiden Systeme vor Augen, wird auch der nächste Unterschied schnell ersichtlich. ERP-Systeme sind auf das gesamte Unternehmen ausgerichtet und somit wesentlich komplexer im Funktionsumfang. CRM hingegen ist auf einzelne Bereiche beschränkt und kann mitunter sogar als Teil von ERP betrachtet werden.
Ein weiterer Unterschied zwischen ERP & CRM besteht im jeweiligen Einsatzbereich. Während Ersteres auf interne Geschäftsprozesse ausgerichtet ist, wird Letzteres für die Optimierung externer Geschäftsprozesse wie der Kundenkommunikation genutzt.
In der Zielrichtung überschneiden sich beide Tools häufig bzw. ergänzen sich gegenseitig. Dennoch existiert auch in diesem Punkt ein gravierender Unterschied. ERP-Software dient vorwiegend dem Ziel der Kostenreduktion. Dies soll durch Optimierung interner Geschäftsabläufe erreicht werden. CRM andererseits soll hauptsächlich den Umsatz steigern. Beispielsweise durch automatisierte Newsletter (z. B. mithilfe von Pardot).
Die Kosten von CRM & ERP im direkten Vergleich zu stellen ist schwer. Zu viele Faktoren spielen dabei eine Rolle. Fest steht: In beiden Bereichen gibt es enorme Preisspannen. Von kostenlosen Lösungen bis hin zu mehreren hunderttausenden Euro. Abhängig von Anbieter, Unternehmensgröße, Funktionsumfang und Einrichtungskosten.
Die gängigen CRM-Systeme sind zumeist wesentlich nutzerfreundlicher als ERP-Systeme. Sie sind bereits nach kurzer Einarbeitungszeit leicht & intuitiv nutzbar. ERP-Tools hingegen sind in der Regel wesentlich umfangreicher und mehr auf Funktionalität als auf Nutzerfreundlichkeit programmiert. Hier bedarf es für gewöhnlich eine längere Einarbeitung.
Die Frage, ob Sie sowohl CRM- als auch ERP-Software benötigen oder lediglich eines der beiden ausreicht, ist nicht einfach zu beantworten. Die Antwort hängt von Ihrem Unternehmen ab und von Ihrer individuellen Geschäftssituation. Davon, welches Ziel Sie letztlich erreichen wollen.
Als spezialisierte CRM Agentur mit reichlich ERP-Expertise unterstützen wir Sie beim Finden des perfekten Ziele-Lösungs-Match's gerne.
Wenn Ihr Fokus darauf liegt, Ihren Kundenservice zu verbessen und durch optimierte Vertriebsprozesse den Umsatz zu steigern, dann wird ein CRM die passende Wahl sein. Falls Sie jedoch Ihre internen Geschäftsabläufe effizienter gestalten und verwalten möchten, dann wird ein ERP-System das Instrument der Stunde darstellen.
Eine Investition in eines der beiden Systeme ist insbesondere sinnvoll, wenn Ihr Unternehmen auf Wachstumskurs ist. Folgend ein kleines Beispiel zur Verdeutlichung.
Für sehr viele Unternehmen sind Excel-Tabellen das Mittel zur Wahl, um Kundendaten, Geschäftsinformationen und Umsätze festzuhalten. Dieser Weg ist absolut legitim, jedoch mit zunehmenden Problemen bei zunehmendem Wachstum verbunden.
So wird es im Laufe der Zeit immer schwieriger, Informationen lediglich an einem Ort zu speichern und zu pflegen. Je komplexer eine einzelne Tabelle wird, desto fehleranfälliger wird sie. Typischerweise liegen zudem meist mehrere Tabellen vor, welche von unterschiedlichen Mitarbeitern & Teams genutzt werden. Dies sorgt nicht nur für Redundanz, sondern erschwert auch die Kommunikation und den Überblick.
Mithilfe eines ERP oder CRM hingegen, können Sie Informationen zentralisiert an einem Ort speichern. Vorgänge und Daten können abteilungsübergreifend bearbeitet und gepflegt werden. Notizen lassen sich leicht wiederfinden. Die Zusammenarbeit wird gestärkt, der Kundenservice optimiert und Arbeitsabläufe werden effizienter.
Die Kosten für ERP- und CRM-Software variieren je nach den Anforderungen Ihres Unternehmens und den gewünschten Funktionen. Wenn Sie ein kleines Unternehmen mit nur wenigen Mitarbeitern haben, sind die Kosten in der Regel geringer, als wenn Sie ein großes Unternehmen mit Hunderten oder Tausenden von Mitarbeitern haben.
Für kleinere Unternehmen gibt es preislich erschwingliche Optionen (mit eingeschränktem Funktionsumfang), die nicht allzu viele Anpassungen oder Einarbeitung benötigen. Wenn Ihr Unternehmen jedoch viele Mitarbeiter und Prozesse besitzt, kann es sich lohnen, für fortschrittlichere Lösungen zu bezahlen.
CRM-Systeme sind komplex und vielschichtig. Vorteil - sie können an individuelle Bedürfnisse und Budgets angepasst werden.
Der Preis hängt von mehreren Faktoren ab:
Die preislichen Spannweiten sind sehr groß und eine pauschale Aussage somit nur schwer möglich. Einfache CRM-Lösungen gibt es als Mietmodell schon ab niedrigen zweistelligen Eurobeträgen je Benutzer pro Monat, während komplexere Lösungen bis zu 100 € und mehr pro Nutzer monatlich kosten können.
Folgend ein konkretes Kosten-Beispiel des Anbieters HubSpot.
Der Tarif HubSpot Marketing Hub Professional kostet aktuell 740 € / Monat. Der Preis richtet sich hierbei nicht an die Anzahl der User, sondern an die Anzahl der Marketingkontakte (Stand: Februar 2023).
Die Kosten für ein ERP-System sind ähnlich variabel. Je nach Unternehmensgröße liegen die Lizenzkosten hier zwischen 50 und 100 € je Anwender und Monat (Mietversion).
Ebenfalls ist Kostenhöhe von einigen Faktoren abhängig.
Folgend ein konkretes Kosten-Beispiel des Anbieters SAP.
Die SAP Professional User Cloud-Lizenz ist aktuell für 91 € / Monat je Nutzer erhältlich. (Stand: Februar 2023).
Für beide Systeme gilt - einer der wichtigsten Faktoren bei der Preisgestaltung ist die Frage, ob Sie die Software-Lizenzen kaufen oder mieten möchten? Je nach Bedarf ist Letzteres zumeist die kostengünstigere Variante. Auch die Anzahl der Nutzer ist entscheidend bei der Preisfrage.
Des Weiteren kommen Kosten für Implementierung, Schulungen und ggf. externe Dienstleister hinzu. Auch die regelmäßige Wartung und Pflege der Systeme sollte bei der Budgetplanung nicht außer Acht gelassen werden.
Zugegeben, die Einführung eines CRM- und/oder ERP-Systems ist nicht günstig. Langfristig spielen sich die Investitionskosten jedoch aufgrund effizienterer und effektiverer Unternehmensprozesse, gesteigerten Einnahmen sowie niedrigeren Kosten wieder ein.
Auch der Aufwand zur Implementierung eines neuen ERP- oder CRM-Systems ist zu berücksichtigen. Projekte in beiden Disziplinen können grundsätzlich in vier Phasen unterteilt werden:
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Ein CRM-System hilft Ihnen dabei, den Kundenservice sowie Vertriebs- und Marketingabläufe zu verbessern. Die richtigen Informationen werden zur richtigen Zeit bereitgestellt. All dies wird Ihren Umsatz merklich nach oben befördern.
ERP-Systeme hingegen unterstützen dabei, interne Geschäftsprozesse zu optimieren und Betriebsabläufe effizienter zu verwalten und gestalten. Sie sind somit eine Entlastung der Unternehmensführung und sparen langfristig Kosten.
Sie sehen – beide Tools kommen Ihrem Unternehmen zugute. Möchten Sie gleichzeitig den Kundenservice verbessern und Ihre internen Unternehmensabläufe optimieren, wird die Integration von ERP & CRM einige beachtliche Vorteile bieten.
Den größtmöglichen Nutzen für Ihr Unternehmen erhalten Sie, wenn Sie die beiden Systeme miteinander verknüpfen. Neben der automatisierten Kommunikation der Systeme (spart Zeit, reduziert Fehler und hält Daten auf dem neuesten Stand) bringt die Integration folgende Vorteile:
Eine Kombination der beiden Tools bietet Ihnen maximalen Mehrwert. Falls Sie also die Möglichkeit dazu haben und der Einsatz beider Werkzeuge für Ihr Unternehmen sinnvoll ist, sollten Sie unbedingt eine verknüpfte Lösung anstreben.
Sowohl ERP- als auch CRM-Systeme sind bereits für sich stehend starke Werkzeuge. Welches dieser beiden Instrumente für Ihr Unternehmen sinnvoll ist, hängt von Ihren individuellen Anforderungen ab. Den größtmöglichen Mehrwert ziehen Sie aus einer Kombination beider Tools.
Das Zusammenspiel beider Plattformen ermöglicht es, Unternehmensprozesse effizienter und erfolgreicher zu gestalten. Durch die Verknüpfung können Sie Geschäftsprozesse besser steuern, planen und optimieren.
Außerdem wird die Kommunikation und Zusammenarbeit innerhalb des Unternehmens verbessert. Dies führt zu einer höheren Produktivität und besseren Entscheidungen. Auch die Kundenbindung wird durch die Verknüpfung von ERP und CRM gestärkt, da die Daten aus beiden Systemen genutzt werden können, um individuelle Angebote und Lösungen zu erstellen.
Insgesamt bietet die Integration von ERP und CRM also eine Vielzahl von Vorteilen. Falls Sie Unterstützung bei der Implementierung benötigen, melden Sie sich gerne bei uns. Wir stehen Ihnen mit Rat und Tat zur Seite und können auf langjährige Praxiserfahrung zurückblicken.
Katharina ist als Gründerin und Geschäftsführerin maßgeblich dafür verantwortlich, dass kkvision mit seinen Kunden so viele Erfolgsgeschichten schreiben kann. Nach ihrem Studium der Medieninformatik startete sie als Entrepreneurin im Bereich CRM und Marketing Automation durch und baute mit kkvision eine echte Marke in der Branche auf.
Email Katharina Krug: kkrug@kkvision.de
Alle Artikel von Katharina Krug.
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