Sales Automation ist ein wichtiges Thema in der heutigen digitalen Zeit. Von der Online-Terminvereinbarung über automatisierte Lead-Verwaltung bis zum voll automatisierten digitalen Verkauf sind die Einsatzmöglichkeiten vielseitig.
Die Vertriebsautomatisierung durch CRM-Systeme entlastet Vertriebsmitarbeiter von administrativen Aufgaben, sodass sich diese voll und ganz auf den Verkauf konzentrieren können. Richtig umgesetzt, wird die Sales Automation Ihren Vertrieb auf das nächste Level befördern.
Neben der technischen korrekten Implementierung sind die Themen Datenschutz- und Datensicherheit zu beachten. In der Sales Automation werden sensible und persönliche Kunden- und Interessentendaten verarbeitet. Diese gilt es vor Missbrauch zu schützen.
Sales Automation (Vertriebsautomatisierung) bezeichnet die Verwendung von Software und Technologie zur Automatisierung manueller, sich wiederholender und zeitaufwändiger Aufgaben. Sales Automation zielt darauf ab, den Verkaufsprozess effizienter zu gestalten und die Produktivität der Vertriebsmitarbeiter zu verbessern.
Die Automatisierung entlastet Vertriebsmitarbeiter von administrativen Aufgaben, sodass sie sich mehr auf den Verkauf konzentrieren können. Die Einsatzmöglichkeiten von Sales Automation sind vielfältig: Online-Terminvereinbarung, automatisierte Lead-Verwaltung, automatische Workflows, Vertragsmanagement und voll automatisierter digitaler Verkauf sind nur einige Beispiele.
Grundlage für die Vertriebsautomatisierung sind zumeist CRM und Marketing Automation Systeme wie z. B. Salesforce oder HubSpot - wichtig zu erwähnen ist, dass vor allem beim erstgenannten das Thema Salesforce Administration eine große Rolle spielt. Auch die fortschreitenden Entwicklungen im Bereich der künstlichen Intelligenz spiegeln sich in der Sales Automation wider und eröffnen spannende neue Möglichkeiten.
Michael Pachmajer (Co-Founder & Managing Director der d.quarks GmbH)
Sales Automation bringt viele Vorteile mit sich. Von der Vertriebsautomatisierung profitiert Ihr Unternehmen und insbesondere Ihr Vertriebsteam in vielerlei Hinsicht.
So reduzieren und automatisieren Sie manuelle Arbeit, gewährleisten konsistente Lead- und Vertriebsdatensätze und verbessern die Vertriebsproduktivität. Ihr Vertriebsteam kann sich vollkommen auf den Verkauf konzentrieren.
Vorteile von Sales Automation:
Zusammenfassend profitieren Unternehmen primär durch die gesteigerte Vertriebseffizienz. Vertriebsmitarbeiter müssen sich nicht mehr mit zeit- und nervenaufreibenden Kleintätigkeiten herumschlagen, sondern können sich auf das wirkliche Wesentliche konzentrieren. Den Verkauf.
Somit werden sich die vielen Vorteile der Sales Automation auch in Hinsicht auf Umsatz und Gewinn positiv bemerkbar machen.
Grundsätzlich eignet sich Sales Automation für alle Unternehmen, die ihren Vertrieb auf die nächste Stufe bringen möchten. Die Automatisierung entlastet Vertriebsmitarbeiter von eintönigen, wiederkehrenden und zeitraubenden Tätigkeiten und schafft so Platz für das Wesentliche: den Verkauf.
Ist Ihnen bzw. Ihrer Vertriebsmannschaft schon einmal eine der folgenden Alltagssituationen widerfahren?
Wenn Sie eine der oben genannten Situationen nachvollziehen können oder tagtäglich erleben, wird die Vertriebsautomatisierung Ihren Arbeitsalltag deutlich erleichtern.
Für größere Unternehmen mit einer komplexen Unternehmensstruktur ist die Sales Automation fast schon Pflicht - ebenso wie der Einsatz von CRM und/oder ERP Systemen. Sie ermöglicht ein geordnetes und nahtloses Zusammenarbeiten von Mitarbeitern aus unterschiedlichsten Bereichen.
Trotz der vielen Vorteile lässt sich eine Sales Automation nicht pauschal empfehlen. Vielmehr kommt es auf die individuelle Unternehmenssituation an.
Wenn bereits Großteile des Unternehmens automatisiert sind, könnte eine weitere Automatisierung zu viel des Guten sein. Jede Automatisierung, unabhängig von Art und Einsatzbereich, birgt auch ihre Schattenseiten.
Insbesondere im Vertrieb zählt der direkte zwischenmenschliche Kontakt besonders stark. Werden Aufgaben automatisiert, die vorher zu persönlichen Kontakt geführt haben, erfreut das nicht jeden Kunden. Schließlich wirken einige Aufgaben ohne menschliches Eingreifen schlicht mechanisch und leblos.
Einige Unternehmensbereiche sollten also trotz der technischen Möglichkeiten nach wie vor manuell erledigt werden. Beispielsweise der persönliche Kundendienst. Menschen möchten auch in Zukunft mit anderen Menschen emotional interagieren und nicht mit Maschinen.
Administrative und bürokratische Tätigkeiten hingegen können und sollten automatisiert werden. Dadurch wird noch mehr Zeit für den persönlichen Austausch geschaffen. Letztlich ist es diese menschliche Verbindung, die im Vertrieb den Unterschied macht.
Wir leben im digitalen Zeitalter. Insbesondere im Bereich der künstlichen Intelligenz werden zurzeit große Fortschritte erzielt. Dies wird auch Auswirkungen auf die Möglichkeiten der Sales Automation haben.
Schon heute ist es möglich, Vertriebsprozesse komplett digital und voll automatisiert abzubilden. E-Books, Online-Kurse und sonstige digitale Produkte können bereits erworben werden, ohne dass ein zwischenmenschlicher Kontakt nötig ist.
Entsprechend groß sind die Vorstellungsmöglichkeiten über zukünftige technische Potenziale. Im Jahr 2023 kommt die Sales Automation in folgenden Bereichen zum Einsatz:
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Die Vertriebsautomatisierung bietet also schon heute zahlreiche Erleichterungen im Arbeitsalltag. Somit dürfen wir überaus gespannt sein, was die Zukunft bringt.
Carly Fiorina (ehemalige CEO von HP)
Diese Frage lässt sich nicht so leicht beantworten. Es existieren zahlreiche Tools von unterschiedlichsten Anbietern. Jedes Tool hat seine eigenen einzigartigen Vorteile und Nachteile.
Welches Tool, das für Ihr Unternehmen richtige ist, hängt auch von Ihrer individuellen Situation und Ihren individuellen Anforderungen ab. Jedoch gilt, dass eine gute Software folgende Funktionen mindestens abdecken sollte:
1. Angebote und Aufträge im nahtlosen Übergang
Ein gutes Tool ermöglicht es benutzerdefinierte Angebote zu erstellen, zu verwalten und zu teilen. Anschließend sollten Ihre Kunden das Angebot mit einem Klick annehmen und online bezahlen können.
Angebote werden somit direkt in Aufträge umgewandelt und die Buchhaltung aktiviert. Zudem sollten Ihre Vertriebsmitarbeiter eine Benachrichtigung erhalten, sobald Angebote angenommen oder abgelehnt werden.
2. Autoresponder und personalisiertes E-Mail-Marketing
Damit Ihre Leads auch proaktiv genutzt werden, sollte die Sales Automation Software in der Lage sein Autoresponder zu versenden. Dies sind personalisierte E-Mails, die auf bestimmten Aktionen basieren und bei Eintritt dieser Aktionen automatisch verschickt werden. Wünschen Sie sich hier Profi-Unterstützung, so stehen wir Ihnen als erfahrene E-Mail Marketing Agentur gerne zur Verfügung.
3. Workflow, Prognosen und Berichte
Weitere wichtige Funktionen sind die Erstellung von Prognosen (beispielsweise künftige Kundenbedürfnisse und Markttrends), Produkt- und Umsatzberichte, Aufschlüsselung der Lead-Herkunft und grafische Darstellung wesentlicher Vertriebs- und Marketingkennzahlen. Moderne Tools erinnern außerdem automatisch an Folgeaktivitäten und optimieren so den Workflow.
4. Integrationen von Drittanbietern
Zu guter Letzt sollte die Software die Integration von Drittanbieter ermöglichen. So gehen Sie sicher, dass sich von Ihnen bereits verwendete Tools verbinden lassen. Beispielsweise Ihr Online-Shop, Ihre digitale Buchhaltung oder bevorzugte digitale Zahlungsanbieter.
Die drei folgenden Praxisbeispiele sollen Ihnen näherbringen, wie Sales Automation dazu beitragen kann, Ihren Arbeitsalltag zu erleichtern und gleichzeitig Ihre Vertriebsprozesse zu optimieren.
1. Leadgenerierung unabhängig von Zeit und Ort
Egal ob auf Messen, Fachevents, im Außendienst oder in privaten Situationen wie beim Sport oder Grillfest. Vollblut-Vertriebler arbeiten immer und überall. Stets haben Sie Augen und Ohren offen für Möglichkeiten und knüpfen bei jeder Situation neue Geschäftskontakte.
Klassischerweise werden die gewonnenen Informationen und Kontaktdaten aufwendig und manuell in die EDV übertragen. Dabei gehen oft wichtige Daten und eine Menge Zeit verloren. Dank Sales Automation und mobilen Lösungen (z. B. Apps) können diese wichtigen Leads automatisch ans System übermittelt werden.
Innerhalb weniger Sekunden, ohne Datenverlust und voll automatisiert. Durch Autoresponder erhalten neue Kontakte zudem automatische Willkommensnachrichten und fühlen sich somit direkt ein Stück verbundener.
2. Fokus auf die größten Potenziale
Sicherlich kennen Sie folgende Alltagssituation. Statt sich auf die aussichtsreichsten und umsatzstärksten Kunden zu konzentrieren, telefonieren Ihre Vertriebsmitarbeiter alte Kontaktlisten durch. Dabei geht nicht nur eine Menge Zeit verloren, sondern auch Umsatz.
Eine Sales Automation Software hilft Ihrem Vertrieb dabei, die größten Umsatzpotenziale im Kundenstamm zu entdecken. Somit kann sich Ihre Vertriebsmannschaft auf diejenigen Kunden konzentrieren, welche Ihrem Unternehmen das größte Wachstumspotenzial bieten.
Kunden und Interessenten, die im Vertriebsprozess noch nicht so weit sind, können zudem durch automatisierte Inhalte bspw. E-Mails Schritt für Schritt durch den Vertriebsprozess geleitet werden. Sobald diese dann das gewünschte Level erreicht haben, kann ihr Vertriebsteam wieder persönlich agieren.
3. Vertrieb rund um die Uhr
Stellen Sie sich vor, Sie hätten einen Vertriebsmitarbeiter, der rund um die Uhr arbeitet. Ohne Pausen, ohne Wochenenden und ohne Feiertage. Ihr Umsatz würde sich merklich steigern. Was für uns Menschen unmöglich ist, können Computer ohne Probleme umsetzen.
Eine Sales Automation Software arbeitet 24 Stunden an sieben Tagen in der Woche an 365 Tagen im Jahr. Sie schickt Ihren Kunden automatisiert Geburtstagsglückwünsche, Weihnachtsgrüße und auf Wunsch wöchentlich E-Mails.
Durch den stetigen Kontakt bleibt Ihr Unternehmen in Erinnerung und Ihre Vertriebsmitarbeiter können kommunikativ nachfassen. So kann der letzte Newsletter als simpler, aber effizienter Aufhänger für den nächsten Anruf genutzt werden.
Datenschutz und Datensicherheit spielen heutzutage eine große Rolle. Insbesondere in den Bereichen Sales und Marketing Automation. Neben den rechtlichen Vorschriften muss auch den wachsenden Ansprüchen seitens der Zielgruppen gerecht werden.
Sowohl hinsichtlich des sorgsamen Umgangs mit sensiblen Daten als auch in Bezug auf eine personalisierte und individualisierte Ansprache. Im Bereich der Automation arbeiten Sie mit wertvollen, persönlichen und schützenswerten Daten von Interessenten und Kunden.
Datenschutz ist ein wichtiges, hochsensibles und komplexes Thema. Doch es gibt gute Nachrichten. Moderne Software-Lösungen unterstützen dabei, Vertriebsprozesse rechtskonform zu automatisieren. Gute Tools ermöglichen es, Datenschutzgesetze sowie relevante technische und organisatorische Datensicherheitsvorkehrungen umzusetzen.
Betroffen vom Datenschutz sind sogenannte personenbezogene Daten. Das sind alle Informationen, die eine lebende natürliche Person identifizieren oder identifizierbar machen können. Zu den personenbezogenen Daten gehören u. a.:
Vereinfacht ausgedrückt gilt es, diese sensiblen Daten vor dem Missbrauch durch Dritte zu bewahren. Durch technische Vorkehrungen können Sie dazu beitragen Vertraulichkeit, Verfügbarkeit und Integrität aller schützenswerter Daten sicherzustellen.
Zu den technischen Maßnahmen gehören:
Neben technischen Vorkehrungen bilden auch organisatorische Maßnahmen die Grundlage für Datensicherheit. Zu den organisatorischen Maßnahmen zählen beispielsweise Datenschutz-Schulungen sowie Rollen- und Rechtekonzepte für den Datenzugriff.
Sales Automation ist ein langfristiger und wesentlicher Erfolgsfaktor in der Optimierung von Vertriebsprozessen. Dementsprechend überlegt sollte die Vertriebsautomatisierung implementiert werden.
Sind Sie von den vielen Vorteilen der Sales Automation überzeugt, stehen Sie zwischen der Entscheidung diese selbst umzusetzen oder einer spezialisierten Agentur anzuvertrauen. Beide Optionen haben ihre Vor- und Nachteile.
Übernimmt ein interner Mitarbeiter die Sales Automation, so kennt sich dieser in der Regel bereits mit den Vertriebsanforderungen und Strukturen im eigenen Unternehmen aus. Entscheidungen und spontane Änderungen können schnell umgesetzt werden.
Ein externer Experte muss sich hingegen erst in die individuellen Vertriebsprozesse hineinarbeiten. Dazu bedarf es insbesondere zu Beginn einer intensiven Zusammenarbeit. Dafür bringt er jedoch eine objektive Sichtweise auf Prozesse mit und kann Verbesserungspotenziale offen und ehrlich ansprechen. Diese Objektivität ist bei einem internen Aufbau nicht immer gegeben.
Jahrelange praktische Erfahrungen mit Kunden aus verschiedensten Branchen ermöglichen es dem Experten frische und innovative Ideen von außen einzubringen.
Die Implementierung und fortlaufende Verbesserung der Automation ist zeitaufwendig und mit viel Arbeit verbunden. Ist dafür noch kein qualifiziertes Personal im Unternehmen vorhanden, so muss dieses zuerst ausgebildet oder auf dem Arbeitsmarkt gefunden werden.
Qualifizierte Fachkräfte sind momentan jedoch hart umkämpft. Dadurch wird die Suche oftmals sehr kostspielig und langwierig. Ein externer Sales Automation Experte hingegen kann unmittelbar mit der Umsetzung beginnen.
Sales Automation ist ein komplexes und wichtiges Thema in der heutigen digitalen Zeit. Die Vertriebsautomatisierung bringt zahlreiche Vorteile mit sich. Sie entlastet Vertriebsmitarbeiter von administrativen Aufgaben, sodass sich diese auf Ihre Haupttätigkeit konzentrieren können. Den Verkauf.
Sales Automation ist für verschiedenste Einsatzbereiche möglich: Von der Online-Terminvereinbarung über automatisierte Lead-Verwaltung bis zum voll automatisierten digitalen Verkauf.
Grundlage für die Vertriebsautomatisierung sind zumeist CRM-Systeme. Hier liegt auch die größte Herausforderung. Die Tools müssen technisch korrekt implementiert werden, damit sie in der täglichen Praxis ihre volle Stärke ausspielen können.
Des Weiteren spielen die Themen Datenschutz- und Datensicherheit eine große Rolle in der Sales Automation. Schließlich gilt es sensible und persönliche Kunden- und Interessentendaten vor Missbrauch zu schützen.
Werden diese wesentlichen Punkte beachtet, wird die Sales Automation den Vertriebsprozess merklich verbessern und auf das nächste Level befördern.
Luca ist Chief Technical Officer und Managing Director bei kkvision. Als Projektleiter gibt er jedem Projekt die notwendige Struktur und Dynamik die es braucht, um das bestmögliche Ergebnis auf die effektivste Art und Weise zu erzielen. Seine branchenübergreifende Projekterfahrung sammelte er als Entwickler, Projektleiter und Gründer.
Email Luca Körner: lkoerner@kkvision.de
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