Salesforce Administration: Definition, Tipps & Beratung

Was ist Salesforce Administration? 

Salesforce Administration bezeichnet die Verwaltung der namensgebenden Plattform Salesforce. Zur Verwaltungstätigkeit zählen insbesondere die Konfiguration von Salesforce, das Durchführen individueller Anpassungen sowie das Sicherstellen der Funktionsfähigkeit. 

Diese und weitere Tätigkeiten innerhalb des Systems werden vom sogenannten Salesforce Administrator ausgeführt. In größeren Unternehmen finden sich auch oftmals ganze Teams von Salesforce Administratoren zusammen.  

Die Position des Administrators geht mit hoher Verantwortung einher und hat entscheidenden Einfluss auf die Umsetzung von Innovationen, Prozessen und Automatisierungen im Unternehmen. 

Welche Tätigkeiten übernimmt ein Salesforce Administrator? 

Salesforce Administratoren haben einen komplexen und anspruchsvollen Arbeitsalltag. Ihre Hauptaufgabe ist es, Salesforce an die spezifischen Unternehmensanforderungen anzupassen. Ihre größte Herausforderung liegt darin, die meist im persönlichen Gespräch übermittelten Ansprüche der Unternehmenseigentümer ins Technische umzusetzen. Je reibungsloser dies gelingt, desto effizienter kann die Plattform genutzt werden. 

Die vielseitigen Aufgaben eines Salesforce Administrator sind sowohl von unternehmensweiter als auch von individueller Relevanz. Dabei betrachtet er als Verantwortlicher die internen Unternehmensabläufe aus der Vogelperspektive und schafft eine konsistente und sichere Datenbasis.  

Er weist Berechtigungen zu, verwaltet Benutzer, erstellt Workflows und automatisiert Prozesse. Auch die stetige Optimierung des Systems gehört zum Arbeitsalltag. Ziel ist es, den Endanwendern die Nutzung so einfach wie möglich zu gestalten. 

Weitere typische Tätigkeiten eines Salesforce Administratoren sind: 

Angestellter Admin oder externer Salesforce-Support?  

Salesforce Administration ist ein langfristiger und wesentlicher Erfolgsfaktor in der Umsetzung von Geschäftsinnovationen und -prozessen. Dementsprechend überlegt sollte die Position des Admins besetzt werden. Grundsätzlich ist die Wahl zwischen einem internen Mitarbeiter oder eines externen Salesforce-Supports zu treffen. Beide Optionen haben ihre Vor- und Nachteile.  

Während ein angestellter Admin sich bereits mit den Anforderungen und Strukturen der Unternehmensaufbau auskennt, muss ein externer Support diese erst kennenlernen. Dazu bedarf es insbesondere zu Beginn einer intensiven Zusammenarbeit.  

Im Vergleich zum angestellten Mitarbeiter wird der externe Support beim Fachwissen und bei der Expertise meist einen Vorsprung haben. Für gewöhnlich können Salesforce Agenturen auf langjährige praktische Erfahrungen zurückblicken. Des Weiteren können Erfahrungen aus unterschiedlichsten Kundenprojekten zu Themen rund um Marketing Automation, CRM und Sales Automation dazu beitragen, Geschäftsprozesse aus einem neuen Blickwinkel zu betrachten.

Ist noch kein zertifizierter Admin im Unternehmen angestellt, so muss dieser zuerst ausgebildet oder auf dem Arbeitsmarkt gefunden werden. Speziell im IT-Wesen sind Fachkräfte jedoch hart umkämpft und die Suche oftmals langwierig und sehr kostspielig. Ein externer Salesforce-Support hingegen steht unmittelbar zur Verfügung. 

Welche Salesforce-Zertifizierungen gibt es?  

Salesforce bietet aktuell sechs verschiedene Ausbildungsrichtungen an. Jede Richtung deckt einen unterschiedlichen inhaltlichen Schwerpunkt ab. Zudem sind innerhalb der Pfade weitere, zusätzliche Zertifizierungen möglich.

Auch der zeitliche Aufwand und die Prüfungskomplexität unterscheiden sich je nach Zertifizierung. Die Wahl der Zertifizierung ist eine langfristig ausgerichtete Karriereentscheidung und die Prüfungen sind kostspielig.  

Von offizieller Seite wird eine Erfahrungszeit von mindestens 6–12 Monate im Umgang mit Salesforce empfohlen, bevor eine Prüfung abgelegt wird. Dementsprechend sollte bereits im Vorhinein klar sein, welche Zertifizierung die richtige für die eigenen individuellen Unternehmensanforderungen ist. 

Besonders fleißige Lerner können außerdem sogenannte Superbadges erwerben, um zusätzliche Lernschwerpunkte in Themen wie Business Administration Specialist und Security Specialist zu belegen. 

Wie wird man Salesforce Administrator?  

Die Ausbildung zum Salesforce Administrator benötigt insbesondere zwei Dinge: Zeit und Disziplin. Der komplette zeitliche Umfang der Ausbildung beträgt mehrere hundert Lernstunden. Es werden keine technischen Vorkenntnisse oder Erfahrungen mit Salesforce benötigt, um zu beginnen. Falls jedoch beides vorhanden ist, umso besser.  

Absolute Anfänger lernen zunächst, was die Salesforce-Plattform ist und was sie leistet, und bauen dieses Wissen dann kontinuierlich aus. Zum Erwerb der Zertifizierung ist eine Abschlussprüfung nötig. Folglich gilt es, sich gründlich vorzubereiten und dann die Prüfung zum zertifizierten Salesforce Administrator abzulegen. 

Im Wesentlichen lässt sich die Ausbildung zum Admin in drei Teilabschnitte untergliedern.  

1. Auswahl eines Schulungssystems 

Der erste Schritt besteht darin, ein passendes Schulungssystems auszuwählen. Es existieren zahlreiche verschiedene Systeme und jedes hat seine eigenen Vor- und Nachteile. Welches System geeignet ist, hängt natürlich auch von den persönlichen und beruflichen Anforderungen ab. Lernen Sie lieber in einer örtlichen Schulungsumgebung oder online und in Ihrer eigenen Geschwindigkeit?  

2. Lernphase 

Die Ausbildung zum Salesforce Administrator ist sicherlich kein Spaziergang. Wie schon in der Schule gilt jedoch auch hierbei: Wer kontinuierlich und fleißig lernt, wird am Ende mit einer erfolgreichen Prüfung belohnt.  

Für gewöhnlich dauert die Lernphase zwischen 6–12 Monate und erfordert viele Stunden an Lernaufwand. Die tatsächlich benötigte Zeit ist auch von der persönlichen und beruflichen Situation abhängig und sollte nicht unterschätzt werden. Es empfiehlt sich jedoch lieber ein paar Stunden mehr zu lernen als zu wenig.

3. Prüfung   

Sobald Sie sich fachlich fit genug fühlen und ein fundiertes Wissen im Umgang mit Salesforce aufgebaut haben, können Sie die Prüfung zum zertifizierten Admin ablegen.  

Diese erfolgt in der Regel online, dauert 105 Minuten und besteht aus 60 Multiple-Choice- oder Multiple-Select-Fragen.  Auch fünf nicht bewertete Fragen sind Teil der Prüfung. Insgesamt sind 65% Punktzahl nötig, um die Prüfung zu bestehen. 

Haben Sie diese erreicht, dürfen Sie sich fortan zertifizierter Salesforce Administrator nennen und die damit einhergehenden beruflichen Vorteile genießen. Da Salesforce sich ständig weiterentwickelt und an die komplexer werdenden Anforderungen unserer Zeit anpasst, muss die Prüfung von Zeit zu Zeit aufgefrischt werden. 

Somit müssen Salesforce Administratoren auch nach Ihrer Ausbildung am Ball bleiben, um ihr Wissen und ihre Fähigkeiten auf dem neuesten Stand zu halten. 

Salesforce Administration zusammengefasst 

Die Aufgaben der Salesforce Administration sind komplex und gehen mit hoher Verantwortung einher. Neben Selbstmanagement werden technisches Verständnis, Weitblick und ständige Lernbereitschaft benötigt.  

Die Position des Salesforce Administrator ist eine Schlüsselrolle im Unternehmen und trägt wesentlich zur Geschäftsinnovation und zum Geschäftsfortschritt bei. Entsprechend fordernd ist die langwierige Ausbildung zum zertifizierten Administrator.  

Sie dauert in der Regel zwischen 6 und 12 Monaten. Im Arbeitsalltag fungieren die Admins als Schnittstelle zwischen der Unternehmensführung und den Mitarbeitern. So müssen einerseits die Anforderungen der Stakeholder bedient werden und andererseits die Nutzerfreundlichkeit des Systems gewährleistet werden.  

Gelingt dieser Spagat, können Salesforce Administratoren entscheidend zum langfristigen Unternehmenserfolg beitragen.