ERP Einführung: Schritt für Schritt ein ERP System implementieren

Analyse & Planung: Warum benötigen wir ein ERP-System und welche Herausforderungen soll dieses lösen?

Was ist ein ERP-System?

Vor der ERP Einführung sollte man sich bewusst machen, was ein ERP System ist. Ein ERP-System (Enterprise Resource Planning) ist eine unternehmensweite Softwarelösung, die alle zentralen Geschäftsprozesse integriert, steuert und automatisiert. Das Ziel besteht darin, Informationen, Abläufe und Ressourcen wie Material, Personal, Kapital und Daten effizient zu verwalten und in einem gemeinsamen System abzubilden. Durch die gezielte Steuerung und Optimierung von Abläufen sorgt das ERP-System dafür, dass sämtliche Prozesse im Unternehmen reibungslos und effizient ablaufen.

Das System unterstützt die jeweiligen Fachabteilungen in ihrer täglichen Arbeit. Zu den zentralen Modulen eines ERP-Systems zählen unter anderem:

Finanzbuchhaltung

Dieses Modul umfasst Funktionen wie das Erstellen und Verwalten von Rechnungen, die Erstellung von Bilanzen sowie die Durchführung der Kostenrechnung. Es bildet die finanzielle Grundlage des Unternehmens und sorgt für die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben.

Einkauf & Beschaffung

Hier werden alle Prozesse rund um das Bestellwesen, die Lieferantenverwaltung sowie die Bedarfsermittlung gesteuert. Ziel ist eine effiziente Versorgung des Unternehmens mit Materialien und Dienstleistungen.

Vertrieb & CRM (Customer Relationship Management):

Dieses Modul unterstützt das Kundenmanagement, die Angebotserstellung und die Auftragsabwicklung. Es hilft dabei, Kundenbeziehungen zu pflegen und Verkaufsprozesse effizient zu gestalten.

Lager & Logistik

Die Bestandsführung, der Versand, der Wareneingang und weitere logistische Prozesse werden in diesem Modul organisiert. Es gewährleistet die Verfügbarkeit von Materialien und Produkten zur richtigen Zeit am richtigen Ort.

Produktion

Die Fertigungsplanung, die Verwaltung von Stücklisten sowie die Steuerung von Maschinen und Produktionsabläufen sind zentrale Bestandteile dieses Moduls. Es ermöglicht eine reibungslose und effiziente Produktion.

Um die Effizienz weiter zu steigern, werden die Produktionsprozesse im Detail analysiert und optimiert.

Personalwesen (HR)

Dieses Modul unterstützt unter anderem die Lohn- und Gehaltsabrechnung, die Zeiterfassung der Mitarbeitenden sowie das Bewerbermanagement. Es trägt zur strukturierten Organisation aller personalbezogenen Aufgaben bei.

Die Kerneigenschaft eines ERP Systems ist die gemeinsame Datenbasis, auf die alle Module zugreifen. Dadurch sind alle Informationen zentral gespeichert und jederzeit aktuell verfügbar. So kann beispielsweise der Vertrieb direkt auf Lagerbestände zugreifen, die von der Logistik gepflegt werden, oder die Buchhaltung erhält automatisch die relevanten Daten aus dem Einkauf. Diese zentrale Datenhaltung verhindert redundante Datenpflege, minimiert Fehlerquellen und erhöht die Transparenz innerhalb des gesamten Unternehmens. Das Ergebnis ist eine effizientere Zusammenarbeit der Abteilungen und eine verbesserte Entscheidungsgrundlage auf allen Ebenen.

Die Analysephase im ERP-Projekt: Ziele, Inhalte und Erfolgsfaktoren

Die Einführung eines ERP-Systems ist eine strategische Entscheidung mit weitreichendem Einfluss auf die gesamte Organisation. Um sicherzustellen, dass das Projekt von Anfang an in die richtige Richtung verläuft, ist eine gründliche Analysephase unerlässlich. Umfassende Analysen bilden dabei die Grundlage für eine präzise Planung und die Definition klarer Ziele im Rahmen der ERP-Einführung. In diesem ersten Teil unserer Knowledgebase-Serie erfahren Sie, warum die Analysephase so wichtig ist, welche Schritte dazugehören und wie Sie die Weichen für den Projekterfolg stellen.

Warum ist die Analysephase im ERP-Projekt so wichtig?

Die Analysephase bildet das Fundament für das gesamte ERP-Projekt. Sie dient dazu, Klarheit über den Ist-Zustand, die Zielsetzungen und die Anforderungen zu schaffen. Bereits zu Beginn ist eine erste Einschätzung der Anforderungen und des Projektumfangs entscheidend, um die weitere Planung gezielt und effizient zu gestalten. Ohne eine fundierte Anforderungsanalyse besteht die Gefahr, dass das ERP-System an den tatsächlichen Bedürfnissen des Unternehmens vorbeigeplant wird. Fehler in dieser frühen Phase wirken sich später oft teuer und zeitraubend aus.

Zielsetzung der Analysephase ist es, Klarheit über den Projektzweck zu erlangen.

Bevor konkrete Maßnahmen ergriffen werden, müssen folgende Fragen beantwortet werden: Warum soll ein ERP-System eingeführt oder ersetzt werden?

Die Ziele können vielfältig sein: von der Steigerung der Prozesseffizienz über die Digitalisierung der gesamten Wertschöpfungskette bis hin zur Vorbereitung auf die internationale Expansion des Unternehmens.

Was ist in einer Analysephase enthalten?

Stakeholder-Management

Ein ERP-Projekt betrifft nahezu alle Unternehmensbereiche. Deshalb ist professionelles Stakeholder-Management in der Analysephase ein zentraler Erfolgsfaktor.

Wer sind die wichtigsten Stakeholder?

• Die Geschäftsführung gibt strategische Ziele vor und trifft finale Entscheidungen.

• Die IT-Abteilung ist verantwortlich für die technische Machbarkeit und Integration.

• Fachabteilungen: Sie liefern Anforderungen und Know-how aus der Praxis.

• Key-User: Sie sind das Bindeglied zwischen Fachabteilung und Projektteam.

Ziel des Stakeholder-Managements

Es zielt darauf ab, Transparenz und Akzeptanz im Projekt zu schaffen. Wer frühzeitig informiert, einbezogen und gehört wird, unterstützt das Projekt aktiv und hilft, spätere Widerstände zu vermeiden.

Ressourcenplanung

Ein oft unterschätzter Aspekt in der Analysephase ist die realistische Ressourcenplanung. Ohne eine klare Vorstellung davon, welche Mittel zur Verfügung stehen und benötigt werden, können Zeitpläne und Projektziele nicht eingehalten werden.

Was gehört zur Ressourcenplanung?

• Zeitaufwand: Die Dauer der einzelnen Projektphasen muss realistisch abgeschätzt werden.

• Budget: Lizenzkosten, Beratungskosten, Schulungen, Schnittstellenentwicklung, interne Aufwände

• Personalressourcen: Verfügbarkeit interner Mitarbeiter (z. B. Projektleiter, Key-User), ggf. externe Unterstützung durch Berater oder Implementierungspartner

• Technische Ressourcen: Hardware, Infrastruktur, Cloud-Kapazitäten.

Eine solide Ressourcenplanung ist die Grundlage für eine realistische Planung, Steuerung und den erfolgreichen Abschluss des ERP-Projekts.

Die Analysephase bildet das Fundament für Ihr ERP-Projekt.

Sie ist mehr als nur ein Pflichtschritt zu Beginn – sie ist die entscheidende Grundlage für alle weiteren Projektphasen. Wer hier sorgfältig vorgeht, schafft Klarheit, Transparenz und Sicherheit für alle Beteiligten. Durch eine strukturierte Herangehensweise mit Strategieabgleich, Prozessanalyse, Anforderungsdefinition, Einbindung der Stakeholder und realistischer Ressourcenplanung lassen sich Risiken minimieren und die Erfolgsaussichten des ERP-Projekts deutlich erhöhen. Besonders in komplexen ERP-Projekten ist eine strukturierte Planung und Steuerung der einzelnen Projekten entscheidend, um den Erfolg sicherzustellen.

Die richtige ERP-Software auswählen: Strategien, Tools und Bewertungskriterien

Nach der Analysephase steht eine der wichtigsten Entscheidungen im gesamten ERP-Projekt an: die Auswahl der passenden ERP-Lösung. Bereits zu Beginn des Auswahlprozesses ist eine erste Einschätzung der Anbieter und Lösungen essenziell, um die Qualität und Eignung der Angebote besser bewerten zu können. Die Wahl der richtigen Lösung ist entscheidend dafür, ob das System die individuellen Anforderungen des Unternehmens erfüllt, skalierbar ist und im Alltag effizient unterstützt.

Überblick über ERP-Systeme

Der ERP-Markt ist groß und vielfältig. Es gibt spezialisierte Lösungen für kleine Unternehmen, skalierbare Systeme für den Mittelstand sowie hochkomplexe ERP-Plattformen für internationale Konzerne. Cloudbasierte Modelle konkurrieren mit On-Premises-Lösungen und Open-Source-ERP mit vollständig kommerziellen Suiten.

Um Ihnen eine erste Orientierung zu geben, finden Sie hier einen Vergleich von 15 bekannten ERP-Systemen, geordnet nach Zielgruppe, Branche, Betriebsart und Besonderheiten.

Bewertungskriterien definieren – systematisch vergleichen

Ein zentrales Kriterium ist die funktionale Abdeckung des Systems. Dabei stellt sich die Frage, ob die angebotenen Module und Funktionen die bestehenden Geschäftsprozesse tatsächlich unterstützen oder ob Kompromisse erforderlich wären, die später zu ineffizienten Workarounds führen könnten. Je besser die Standardfunktionen eines ERP-Systems zu den unternehmensspezifischen Anforderungen passen, desto geringer ist der Anpassungsbedarf – und umso mehr Zeit und Kosten werden gespart.

Ebenso wichtig ist die Benutzerfreundlichkeit der Software. Selbst das leistungsfähigste ERP-System ist nutzlos, wenn die Anwender im Alltag damit nicht effizient arbeiten können. Ein intuitives, modernes Interface, eine logische Menüstruktur und eine rollenbasierte Benutzerführung sind hierfür entscheidende Erfolgsfaktoren. Systeme mit steiler Lernkurve erfordern zusätzlichen Schulungsaufwand und stoßen bei den Anwendern oft auf Ablehnung, was die Akzeptanz im Unternehmen gefährden kann.

Ein weiteres zentrales Bewertungskriterium ist die Skalierbarkeit und Erweiterbarkeit der Lösung. Ein ERP-System sollte mit dem Unternehmen mitwachsen können – sowohl in Bezug auf die Nutzerzahlen als auch auf neue Funktionen oder Geschäftsbereiche. Dies ist besonders für international ausgerichtete Unternehmen mit mehreren Standorten oder sich wandelnden Anforderungen wichtig, da das System flexibel anpassbar bleiben muss und keine technologische Sackgasse darstellen darf.

In der heutigen IT-Landschaft ist auch die Schnittstellenfähigkeit ein Muss. Ein modernes ERP-System steht in der Regel nicht isoliert, sondern muss sich reibungslos in die bestehende Softwarelandschaft integrieren lassen, etwa mit E-Commerce-Systemen, Dokumentenmanagement-Lösungen oder spezialisierten Branchenanwendungen. Von großer Bedeutung sind dabei offene Schnittstellen, API-Fähigkeit und Kompatibilität zu Standardprotokollen wie REST oder SOAP.

All diese Kriterien sollten im Vorfeld gemeinsam mit den wichtigsten Stakeholdern definiert, priorisiert und gewichtet werden. Auf dieser Grundlage lässt sich eine bewertbare Entscheidungsmatrix erstellen, mit der sich verschiedene ERP-Anbieter und -Lösungen systematisch vergleichen lassen. Dies erhöht die Transparenz im Auswahlprozess und ermöglicht eine nachvollziehbare und objektive Entscheidung – eine wichtige Grundlage für den späteren Projekterfolg und die langfristige Akzeptanz im Unternehmen.

Überblick über die Gesamtkosten

Nicht nur Lizenzkosten bestimmen den Preis eines ERP-Systems. Die Total Cost of Ownership (TCO) umfasst alle laufenden und einmaligen Kosten über die gesamte Systemnutzung hinweg. Um die Gesamtkosten und die Investitionssicherheit realistisch einschätzen zu können, sind umfassende Analysen unerlässlich.

Bestandteile der TCO-Analyse

Technische Implementierung und Konfiguration – die ERP-Software individuell anpassen

Nach Auswahl und Vertragsabschluss beginnt die eigentliche technische Umsetzung des ERP-Systems. Ein zentraler Bestandteil dieser Phase ist die Installation des ERP-Systems, bei der die Software auf den vorgesehenen Systemen eingerichtet und alle Systemvoraussetzungen sowie die Kompatibilität geprüft werden. Ziel dieser Phase ist es, das System so zu konfigurieren und anzupassen, dass es die spezifischen Anforderungen des Unternehmens optimal abbildet. Dieser Prozess umfasst mehrere aufeinander abgestimmte Schritte.

Zunächst erfolgt die Grundkonfiguration. Dabei werden zentrale Strukturen wie Unternehmensstandorte, Buchungskreise oder Lagerplätze eingerichtet. Gleichzeitig wird das Benutzer- und Rollenmanagement definiert: Mitarbeiter erhalten systemseitig Rollen mit abgestuften Berechtigungen, um nur auf relevante Daten und Funktionen zugreifen zu können. Auch Workflows wie Genehmigungsprozesse im Einkauf oder automatisierte Eskalationen bei Lieferverzug werden in dieser Phase festgelegt.

Wo die Standardfunktionen nicht ausreichen, kommt Customizing zum Einsatz. Dabei werden Masken, Felder, Formulare oder sogar ganze Prozesse angepasst – etwa durch zusätzliche Pflichtfelder, neue Statusdefinitionen oder angepasste Menüstrukturen. Wichtig ist hier, möglichst nahe am Standard zu bleiben, um spätere Updates nicht zu behindern.

Ein weiterer kritischer Schritt ist die Integration bestehender Systeme. Oft müssen Drittsysteme wie CRM, E-Commerce-Plattformen, Zeiterfassung oder Dokumentenmanagement angebunden werden. Über standardisierte Schnittstellen (APIs) oder Middleware lassen sich Daten automatisiert austauschen, um manuelle Doppelerfassungen zu vermeiden.

Abschließend wird das Berichtswesen konfiguriert. Dashboards, KPIs (Key Performance Indicators) und automatisierte Reports sorgen dafür, dass Führungskräfte jederzeit Zugriff auf aktuelle und relevante Kennzahlen haben. Moderne ERP-Systeme ermöglichen es, individuelle Auswertungen grafisch aufzubereiten und regelmäßig per E-Mail oder in einem zentralen Cockpit bereitzustellen.

Die technische Implementierung ist die Basis für den späteren Erfolg – sie entscheidet darüber, wie effizient, sicher und transparent mit dem neuen ERP gearbeitet werden kann.

Datenmigration – saubere Datenbasis für den Neustart

Ein ERP-System ist nur so gut, wie die Daten, mit denen es arbeitet. Die Datenmigration zählt daher zu den kritischsten Phasen jedes ERP-Projekts. Hier werden alle relevanten Informationen aus Altsystemen strukturiert, bereinigt und in das neue ERP-System überführt.

Eine professionelle Datenmigration reduziert Risiken, erhöht die Datenqualität und schafft die Grundlage für ein erfolgreiches Arbeiten im neuen System.

Schulungen – Für Akzeptanz und erfolgreiche Nutzung des neuen ERP-Systems

Warum ERP-Schulungen essenziell sind

Ein ERP-System ist nur so gut wie seine Anwender. Ohne eine strukturierte Schulungsstrategie kann selbst die beste Software im Arbeitsalltag scheitern. Gut geschulte Mitarbeitende sorgen für fehlerfreie Prozesse, eine höhere Systemakzeptanz und langfristige Effizienz.

Rollenspezifische Schulungen für verschiedene Abteilungen

Nicht alle Nutzer benötigen dieselben Informationen. Ein effektives Schulungskonzept berücksichtigt die spezifischen Anforderungen der jeweiligen Abteilung. So lernen Lagermitarbeiter andere Funktionen als Buchhalter oder Vertriebsmitarbeiter. Diese rollenspezifische Differenzierung sorgt für Relevanz und Praxistauglichkeit.

Methodenmix: Präsenz, E-Learning und In-App-Hilfe

Eine reine Präsenzschulung reicht in modernen Arbeitsumgebungen oft nicht aus. Unternehmen sollten deshalb auf einen Methodenmix setzen. Live-Schulungen, die durch E-Learning-Plattformen, kurze Video-Tutorials oder digitale Handbücher ergänzt werden, ermöglichen individuelles Lernen im eigenen Tempo. In-App-Hilfen und Tooltips im System selbst unterstützen zudem direkt bei der Anwendung.

Mit dem Key-User-Konzept kann Wissen nachhaltig verankert werden.

Besonders bewährt hat sich der Aufbau eines Key-User-Netzwerks. Diese besonders geschulten Mitarbeitenden fungieren als Multiplikatoren im Unternehmen. Sie unterstützen Teams bei Fragen, geben Wissen weiter und tragen aktiv zur Akzeptanz bei. Idealerweise werden Key-User bereits früh in die Implementierung einbezogen.

Interne Wissensdatenbank für langfristige Unterstützung

Um zu vermeiden, dass Schulungsinhalte verloren gehen, empfiehlt sich der Aufbau einer ERP-Wissensdatenbank. Diese enthält Prozessdokumentationen, Schritt-für-Schritt-Anleitungen, FAQs und Best Practices, die jederzeit von allen Mitarbeitenden abgerufen werden können. Das reduziert Rückfragen und fördert eigenständiges Arbeiten mit dem System.

Test und Pilotbetrieb – Risiken vor dem Go-Live minimieren

Warum Tests unverzichtbar sind

Bevor ein ERP-System in den Live-Betrieb geht, muss es umfangreich getestet werden. Nur so lassen sich Fehlerquellen frühzeitig erkennen und der tatsächliche Systembetrieb realistisch simulieren. Tests schützen vor kostspieligen Problemen nach dem Go-Live.

Unit- und Modultests: Funktionalität absichern

Zunächst werden sogenannte Unit-Tests durchgeführt. Dabei testet man einzelne Funktionen, wie z. B. die korrekte Steuerberechnung oder die Anlage eines Kundenauftrags. Im Anschluss folgen Modultests, die komplette Prozessketten innerhalb eines Funktionsbereichs abbilden – etwa den kompletten Verkaufsprozess vom Angebot bis zur Rechnung.

Integrationstests: Zusammenspiel prüfen

Besonders kritisch sind Integrationstests. Hier wird überprüft, ob alle Module und Systeme korrekt miteinander kommunizieren. Das ist besonders wichtig, wenn Drittsoftware wie CRM-, DMS- oder E-Commerce-Systeme angebunden sind. Nur wenn der Datenfluss reibungslos funktioniert, kann das ERP effizient arbeiten.

Pilotbetrieb mit Echtdaten und realen Prozessen

In einem kontrollierten Pilotbetrieb testen ausgewählte Nutzergruppen das System unter realen Bedingungen – oft zunächst in einer Abteilung oder mit einem eingeschränkten Funktionsumfang. Dabei werden nicht nur technische, sondern auch organisatorische Schwächen sichtbar. Die Rückmeldungen aus dem Pilotbetrieb sind wertvoll für die letzte Optimierungsrunde vor dem offiziellen Start.

Fehlerbehebung und letzte Feinjustierung

Auf Basis der Testergebnisse werden Konfigurationen angepasst, fehlerhafte Prozesse überarbeitet und Benutzerhinweise ergänzt. Erst wenn alle Beteiligten zufrieden sind und keine kritischen Fehler mehr auftreten, erfolgt die Freigabe für den Produktivbetrieb.

Ein strukturierter Test- und Pilotbetrieb ist der letzte Schritt vor dem Go-Live – und entscheidet oft über Erfolg oder Misserfolg der gesamten ERP-Einführung.

Go-Live – Das ERP-System offiziell einführen

Finale Datenmigration und letzte Systemchecks

Bevor das neue ERP-System live geschaltet wird, erfolgt die finale Datenübernahme. Hierbei werden alle aktualisierten Stammdaten, Bewegungsdaten und offenen Posten aus dem Altsystem übertragen. Unmittelbar danach werden umfassende Tests durchgeführt, um die Systemintegrität, Vollständigkeit und Funktionsfähigkeit zu verifizieren. Erst wenn alle Freigaben vorliegen, wird der Livebetrieb gestartet.

Supportstruktur und Eskalationsmanagement aktivieren

Ein professioneller Go-Live benötigt ein aktiviertes Supportkonzept. Dazu gehören eine zentrale Hotline oder ein Ticketsystem für erste Rückfragen, Superuser in den Fachabteilungen sowie ein klar definierter Eskalationsplan, falls schwerwiegende Probleme auftreten. Schnelle Reaktionszeiten und klare Verantwortlichkeiten helfen, den laufenden Betrieb abzusichern.

Kommunikation: Alle Mitarbeitenden einbeziehen

Wichtiger Erfolgsfaktor ist die rechtzeitige und umfassende Kommunikation. Alle Mitarbeitenden müssen wissen, wann und wie das neue System in Betrieb geht, was sich für sie konkret ändert und an wen sie sich bei Fragen wenden können. Oft empfiehlt sich ein internes Kommunikationspaket mit FAQs, kurzen Videoanleitungen und Checklisten.

Fehlerprotokollierung und Priorisierung

Nach dem Start ist mit Fehlern und Rückfragen zu rechnen. Entscheidend ist, diese systematisch zu dokumentieren und strukturiert abzuarbeiten. Ein zentrales Fehler- und Anfrageprotokoll, kombiniert mit einem klaren Priorisierungssystem, sorgt für Übersicht und schnelles Handeln.

Ein durchdachter Go-Live ist keine Frage des Zufalls, sondern das Ergebnis guter Planung. Wer diese Phase aktiv gestaltet, schafft Vertrauen bei den Mitarbeitenden und eine stabile Grundlage für den weiteren Betrieb.

Evaluierung und Optimierung – Das ERP nachhaltig weiterentwickeln

Nach dem Go-Live ist vor der Optimierung. Ein modernes ERP-System ist kein statisches Werkzeug, sondern eine dynamische Plattform, die regelmäßig weiterentwickelt werden sollte – sowohl technisch als auch organisatorisch.

Feedbackstrukturen aufbauen

Direkt nach dem Start empfiehlt es sich, strukturiert Feedback einzuholen. Das kann über gezielte Umfragen, persönliche Feedbackrunden oder anonyme Rückmeldungen erfolgen. Die Erfahrungen der Nutzerinnen und Nutzer sind ein wertvoller Indikator für Usability, Prozesslogik und mögliche Schwachstellen.

Monitoring von KPIs und Prozesskennzahlen

Zudem sollte das Monitoring relevanter KPIs (Key Performance Indicators) etabliert werden. Stimmen Buchungsquoten, Bearbeitungszeiten und Bestellzyklen mit den erwarteten Zielen überein? Wenn nicht, sind Ursachenanalyse und Anpassung notwendig – sei es im System oder im Prozess.

Nachschulungen und Wissenserweiterung

In vielen Fällen zeigt sich im Echtbetrieb, dass Mitarbeitende noch unsicher im Umgang mit bestimmten Funktionen sind. Hier bieten sich gezielte Nachschulungen oder Auffrischungstrainings an – individuell oder abteilungsübergreifend. Neue Mitarbeitende sollten regelmäßig über strukturierte Onboarding-Trainings ins ERP eingeführt werden.

Funktionale Erweiterungen und Release-Management

Je nach Projektumfang wird das ERP in einer Grundversion eingeführt – weitere Module und Funktionen können im laufenden Betrieb ergänzt werden, z. B. für Personalplanung, Produktionssteuerung oder Business Intelligence. Ein professionelles Release-Management sorgt dafür, dass Updates, neue Features und gesetzliche Anpassungen kontrolliert und geplant eingespielt werden.

Fazit: ERP-Einführung als strategischer Erfolgsfaktor

Die Einführung eines ERP-Systems ist mehr als ein IT-Projekt, sie ist ein strategischer Hebel zur digitalen Transformation. Wer Planung, Einführung und Optimierung ganzheitlich denkt, stärkt Effizienz, Transparenz und Wettbewerbsfähigkeit. Die kontinuierliche Weiterentwicklung ist dabei kein Zusatz, sondern ein zentraler Bestandteil des Unternehmenserfolgs.