So nutzt du HubSpot voll aus - Automatisierte Workflows ohne Code

Warum automatisierte Arbeitsabläufe für moderne Unternehmen unerlässlich sind 

Manuelle Prozesse sind nicht skalierbar. Viele Unternehmen nutzen individuelle Erinnerungen, E-Mail Vorlagen oder Tabellenkalkulationen, um Leads und die Kundenkommunikation zu verwalten. Dieser Ansatz funktioniert nur so lange, wie das Volumen steigt oder die Teams wachsen. 

Typische Probleme ohne Automatisierung: 

• Leads werden nicht konsequent weiterverfolgt

• Interne Übergaben hängen von der persönlichen Disziplin ab

• Die Datenqualität leidet unter fehlenden Aktualisierungen

• Teams arbeiten parallel ohne gemeinsame Sichtbarkeit

Automatisierung löst diese Probleme nur, wenn sie zugänglich ist. Klassische Automatisierungstools erfordern oft technische Kenntnisse oder externe Berater. Genau hier punktet HubSpot. 

HubSpot-Workflows sind speziell für operative Teams konzipiert.  Marketing-, Vertriebs- und Servicemanager können Arbeitsabläufe ohne Entwicklerunterstützung abbilden. Genau das macht den Einstieg besonders leicht. 

Warum Automatisierung strategisch und nicht zufällig sein muss 

Bei der Automatisierung geht es nicht um Personalabbau, es geht um Zuverlässigkeit und Beständigkeit. 

Viele Unternehmen automatisieren ihre Prozesse nur punktuell oder ausschließlich in eng begrenzten Anwendungsfällen wie Marketing-E-Mails. Dadurch entstehen blinde Flecken: Nur einige Prozesse sind wiederholbar, andere erfordern weiterhin Disziplin. Das Ergebnis ist eine Teilautomatisierung, die ein trügerisches Sicherheitsgefühl erzeugen kann. 

Echte Automatisierung bedeutet, die Kontrolle über gesamte Abläufe von Anfang bis Ende zu haben, von der Leadgenerierung bis zum Vertragsabschluss oder der Nachbearbeitung durch den Kundensupport. 

HubSpot-Workflows sind hier einzigartig positioniert, da sie direkt im CRM integriert sind, wo sich Ihre Daten bereits befinden. So müssen Sie keine Daten mit einem externen Tool synchronisieren oder komplexe Integrationen verwalten.

• Erfahren Sie mehr über CRM- und Workflow-Automatisierung

Was genau automatisieren HubSpot-Workflows? 

Im Kern ist ein HubSpot-Workflow eine Regel, die besagt: Wenn [Ereignis oder Bedingung] eintritt, dann führe [Aktion(en)] aus. 

Das System überwacht Datensätze auf den Auslöser und führt die Aktionen automatisch aus. Dieses Framework mag simpel klingen, aber seine Auswirkungen auf Prozesse sind tiefgreifend. 

Häufige Auslöser („wenn dies passiert“):

• Formularübermittlung

• Eine Eigenschaft ändert sich (z. B. Life-Cycle-Phase)

• Ein Deal tritt in eine Phase ein

• Es wird ein Support-Ticket erstellt

• Ein Kontakt interagiert mit einer Seite oder einer E-Mail

Typische Vorgehensweisen („dann tu dies“) 

• Senden einer automatisierte E-Mail

• Weisen Sie einen Ansprechpartner oder einen Verantwortlichen für den Deal zu

• Erstellen einer Verkaufsaufgabe

• CRM-Eigenschaftswerte aktualisieren

• Benachrichtige ein Team intern

All dies lässt sich per Drag & Drop im Workflow- Editor erstellen, Programmierkenntnisse sind nicht erforderlich.

Bevor Sie automatisieren: Klären Sie Ihren Prozess

Automatisierung verstärkt sowohl Stärken als auch Schwächen. Wenn Ihre Vertriebs- oder Supportprozesse inkonsistent sind, wird die Automatisierung diese Inkonsistenz nur verfestigen, anstatt sie zu beheben. 

Stellen Sie sich diese Fragen, bevor Sie Workflows erstellen: 

• Was gilt als „qualifizierter Lead“?

• Wem gehört der Rekord in jeder Phase?

• Welche konkreten Aktionen sollten auf einen Auslöser folgen?

• Wann sollte ein Prozess gestoppt oder umgeleitet werden?

Die frühzeitige Beantwortung dieser Fragen schafft Klarheit, und Arbeitsabläufe setzen diese Entscheidungen dann um, anstatt sie zu erraten. Dies ist besonders wichtig in komplexen Umgebungen wie regulierten Branchen oder Unternehmen mit Niederlassungen in mehreren Märkten. 

Branchenspezifische Workflow-Beispiele in HubSpot 

Automatisierte Workflows schaffen nur dann Mehrwert, wenn sie die realen betrieblichen Gegebenheiten widerspiegeln. Verschiedene Branchen kämpfen mit unterschiedlichen Engpässen. HubSpot-Workflows sind flexibel genug, um diese Unterschiede zu berücksichtigen, ohne dass separate Systeme entwickelt werden müssen. 

Die folgenden Beispiele zeigen, wie Organisationen in der DACH-Region typischerweise No-Code-Workflows in der Praxis einsetzen. 

B2B SaaS- und Softwareunternehmen 

SaaS-Unternehmen haben mit hohen Lead-Volumina, kurzen Reaktionszeiten und häufigen Übergaben zwischen Marketing, Vertrieb und Kundenservice zu kämpfen. 

Typische Anwendungsfälle für Workflows: 

• Automatische Qualifizierung eingehender Leads basierend auf Unternehmensgröße, Produktinteresse und Verhalten

• Leiten Sie Demo-Anfragen je nach Region oder Segment an das zuständige Vertriebsteam weiter

• Erstellen Sie Folgeaufgaben nach Kontaktversuchen

• Benachrichtigen Sie den Kundenservice, sobald ein Deal abgeschlossen ist, um das Onboarding zu starten

Auswirkungen:

Die Reaktionszeiten im Vertrieb sinken deutlich, Testnutzer werden konsequent betreut und Übergaben erfolgen nicht mehr manuell per Slack-Nachricht oder E-Mail. Dies verbessert Konversionsraten und Kundenbindung unmittelbar. 

Industrie- und Fertigungs-KMU 

Industrieunternehmen arbeiten häufig mit langen Verkaufszyklen, komplexen Vertragsstrukturen und hohem Dokumentationsaufwand. Manuelle Nachverfolgung wird schnell unzuverlässig. 

Typische Anwendungsfälle für Workflows: 

• Automatische Auftragszuordnung basierend auf Produktlinie oder Gebiet

• Erstellen Sie Erinnerungsaufgaben für die Nachverfolgung von Angeboten nach festgelegten Zeiträumen

• Aktualisieren Sie die einzelnen Vertragsphasen, sobald Dokumente versendet oder genehmigt wurden

• Benachrichtigen Sie das Management, wenn große Aufträge festgelegte Schwellenwerte überschreiten

Auswirkungen:

Vertriebsteams erhalten einen besseren Überblick über ihre Pipeline, Nachfassaktionen werden planbarer und Prognosen zuverlässiger. Das Management ist nicht mehr auf einzelne Statusaktualisierungen angewiesen, um den Status von Aufträgen zu verstehen. 

Professionelle Dienstleistungs- und Beratungsunternehmen 

Beratungs- und dienstleistungsorientierte Organisationen setzen stark auf strukturierte Kommunikation, klare Verantwortlichkeiten und saubere Dokumentation. 

Typische Anwendungsfälle für Workflows: 

• Automatische Aufgabenerstellung bei Vertragsunterzeichnung

• Kontoinhaberschaft nach Projektstart zuweisen

• Interne Benachrichtigungen auslösen, wenn sich der Gültigkeitsbereich ändert

• Aktualisierung der Lebenszyklusphasen basierend auf den Meilensteinen des Engagements

Auswirkungen:

Die Kommunikation mit den Kunden wird einheitlicher, die interne Koordination verbessert sich und projektbezogene Daten sind nicht länger über E-Mails und Tabellenkalkulationen verstreut. 

Gesundheitswesen und medizinische Dienstleistungen 

Organisationen im Gesundheitswesen sehen sich mit strengen Dokumentationsanforderungen, vielfältigen Ansprechpartnern und sensiblen Kommunikationsprozessen konfrontiert. 

Typische Anwendungsfälle für Workflows: 

• Automatische Protokollierung und Kategorisierung eingehender Anfragen

• Leiten Sie Anfragen anhand des Themas an die zuständige Abteilung weiter

• Erstellen Sie Erinnerungen für Nachfassaktionen oder Dokumentenprüfungen

• Automatisierte Aktionen basierend auf dem Einwilligungsstatus einschränken

Auswirkungen:

Teams pflegen strukturierte Kommunikationshistorien, reduzieren den manuellen Koordinationsaufwand und unterstützen die Einhaltung von Vorschriften, ohne auf individuelle Disziplinarmaßnahmen angewiesen zu sein. 

Finanzdienstleistungen und Fintech 

Im Finanzwesen müssen Geschwindigkeit, Dokumentation und Compliance Hand in Hand gehen. Manuelle Prozesse bergen Risiken und Inkonsistenzen. 

Typische Anwendungsfälle für Workflows: 

• Automatische Zuordnung von Leads auf Basis regulatorischer Kriterien

• Interne Prüfungen werden ausgelöst, sobald Transaktionen bestimmte Werte erreichen

• Kommunikationsabläufe unterbrechen, wenn sich die Einwilligung ändert

• Erstellen Sie revisionssichere Aufgabenverläufe für Kundeninteraktionen

Auswirkungen:

Prozesse werden nachvollziehbar, Verantwortlichkeiten klar definiert und Compliance-Aufgaben werden direkt in den täglichen Betrieb integriert, anstatt separat behandelt zu werden. 

E-Commerce und digitale Unternehmen 

Digitale Unternehmen arbeiten in großem Umfang und sind auf präzises Timing angewiesen. Manuelle Abläufe stoßen bei steigenden Volumina schnell an ihre Grenzen. 

Typische Anwendungsfälle für Workflows: 

• Nach dem Abbruch eines Warenkorbs Folge-E-Mails auslösen

• Weisen Sie Leads aus hochwertigen Aufträgen dem Vertrieb zu

• Benachrichtigen Sie den Support, wenn wiederholt Probleme auftreten

• Aktualisierung des Kundenstatus basierend auf dem Kaufverhalten

Auswirkungen:

Die Kundenkommunikation wird zeitnah und relevant, Supportteams reagieren schneller und Umsatzchancen gehen aufgrund verzögerten Handelns nicht mehr verloren. 

Warum branchenspezifische Arbeitsabläufe wichtig sind 

Generische Automatisierung hat nur begrenzten Nutzen. Wenn Workflows die reale Betriebslogik widerspiegeln: 

• Wird Reibung abgebaut

• Vertrauen die Teams dem System und übernehmen es schnell

• Skaliert die Automatisierung mit zunehmendem Volumen und steigender Komplexität

Die Workflow-Engine von HubSpot passt sich an unterschiedliche Geschäftsmodelle an und bildet somit eine praktische Grundlage für Wachstum. 

HubSpot-Workflows und DSGVO 

Automatisierte Arbeitsabläufe können und sollten die Einhaltung der DSGVO unterstützen, anstatt sie zu untergraben. 

Da Workflow-Aktionen innerhalb des HubSpot CRM ausgeführt werden, sind sie protokolliert und nachvollziehbar, was die Erstellung von Prüfprotokollen erleichtert. Einwilligungsfelder und Kommunikationsstatus können als Bedingungen in Workflows verwendet werden, um sicherzustellen, dass automatisierte E-Mails oder Aktionen die Rechte der betroffenen Personen wahren. 

Ein einfaches Beispiel: 

Bei Widerruf der Einwilligung → dann Marketingkommunikation einstellen und Kontaktstatus aktualisieren. 

Dadurch bleiben das CRM und die gesamte Automatisierung mit den Einwilligungsrichtlinien im Einklang – ein Muss für DACH-Unternehmen, die strengen Datenschutzbestimmungen unterliegen. 

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Häufige Fehler und wie man sie vermeidet 

Automatisierung ist leistungsstark, kann aber Probleme verursachen, wenn sie nicht sorgfältig eingesetzt wird. 

Herausforderung: Komplexe Automatisierungsnetzwerke.  
Teams beginnen oft mit wenigen Workflows und fügen dann ohne Dokumentation weitere hinzu. Schon bald ist nicht mehr nachvollziehbar, welche Abläufe was auslösen. 

Lösung: Prozesse dokumentieren, Arbeitsabläufe eindeutig benennen und den Automatisierungsumfang auf spezifische Ziele beschränken. 

Herausforderung: Überautomatisierung.  
Nicht jede Aktion muss automatisiert werden. Das Versenden von E-Mails für jedes kleine Ereignis kann zu einer Flut von Nachrichten und einer geringeren Interaktion führen. 

Lösung: Konzentrieren Sie sich zunächst auf die Prozesse mit der höchsten Auswirkung: Lead-Reaktion, Übergabe an den Vertrieb und Eskalationen im Kundenservice. 

FAQ: Häufig Fragen zu automatisierten Arbeitsabläufen in HubSpot

Benötige ich Programmierkenntnisse, um Workflows in HubSpot zu erstellen?

Nein. Der Workflow-Builder von HubSpot ist rein visuell. Sie können Trigger, Aktionen und Bedingungen per Drag & Drop erstellen. Selbst komplexe Automatisierungen, wie mehrstufige Follow-ups oder Lead-Routing, lassen sich einrichten, ohne eine einzige Zeile Code zu schreiben.

Lassen sich Workflows an verschiedene Branchen anpassen?

Ja. HubSpot-Workflows sind äußerst flexibel. Sie können sie an SaaS, professionelle Dienstleistungen, Gesundheitswesen, Finanzen, E-Commerce oder jede andere Branche anpassen. Vorlagen und Verzweigungslogik erleichtern die Abstimmung von Automatisierungen auf reale Geschäftsprozesse.

Können Workflows mehrstufige Prozesse teamübergreifend abwickeln?

Absolut. Workflows können Marketing-, Vertriebs- und Serviceteams miteinander verbinden. Beispielsweise kann ein Lead automatisch dem Vertrieb zugewiesen, Folgeaufgaben für den Service erstellt und Marketing-E-Mails ausgelöst werden – alles in einem nahtlosen Prozess.

Kann ich Workflows später ändern, wenn sich die Geschäftsanforderungen ändern?

Selbstverständlich. HubSpot-Workflows sind flexibel. Sie können Trigger, Aktionen und Bedingungen jederzeit anpassen, Änderungen testen und Aktualisierungen implementieren, ohne den laufenden Betrieb zu beeinträchtigen.

Sind Workflows für kleine Teams oder nur für große Organisationen geeignet?

Sie eignen sich für Teams jeder Größe. Kleine Teams können einfache Aufgaben wie die Zuweisung von Leads oder Nachfassaktionen automatisieren, während größere Organisationen komplexe, mehrstufige und abteilungsübergreifende Automatisierungen umsetzen können. Die Workflows skalieren flexibel mit dem Wachstum Ihres Teams.

Fazit: Mit HubSpot-Workflows intelligenter arbeiten. 

Automatisierte Arbeitsabläufe ohne Programmierung wandeln wiederkehrende Aufgaben in konsistente, skalierbare und nachvollziehbare Prozesse um. Teams gewinnen dadurch an Effizienz, Transparenz und operativer Kontrolle und haben gleichzeitig mehr Zeit für umsatzgenerierende Aktivitäten. 

Durch die Anwendung branchenspezifischer Logik können Unternehmen in den Bereichen SaaS, professionelle Dienstleistungen, Gesundheitswesen, Finanzen und E-Commerce den ROI maximieren, Fehler reduzieren und das Kundenerlebnis verbessern. 

HubSpot macht Automatisierung für jedes Team zugänglich, unabhängig von der technischen Expertise, und bietet Unternehmen damit eine Grundlage für strukturiertes Wachstum.