Künstliche Intelligenz (KI) besitzt das Potenzial, unsere Arbeitswelt zu revolutionieren. Auch in den Bereichen CRM und IT-Support bietet KI zahlreiche Vorteile und erleichtert den Arbeitsalltag, indem sie bei der Ausarbeitung neuer Strategien, Sicherheitskonzepte, Codes und vielen mehr hilft.
Durch die Kombination von KI, CRM und menschlicher Kreativität können IT-Verantwortliche ihre Arbeitslast deutlich reduzieren und sich komplexeren Problemen widmen. Zugleich profitieren Endbenutzer von schnelleren Lösungen.
Die vorgestellten Prompts zeigen das beeindruckende Potenzial von KI-Tools wie ChatGPT, und ermöglichen es, den IT-Support effizienter und zielgruppenorientierter zu gestalten.
Künstliche Intelligenz und insbesondere ChatGPT sind momentan in aller Munde. Die Digitalisierung schreitet in großen Schritten voran und mit ihr die Erwartung an sofortige und präzise Lösungen für die Arbeitspraxis.
KI bringt frischen Wind in zahlreiche Branchen und auch die Unternehmensbereiche CRM & IT profitieren von der revolutionären Technologie.
In diesem Artikel werfen wir daher einen Blick auf die Möglichkeiten und den Mehrwert von ChatGPT im IT-Support mit Fokus auf die Integration ins CRM. Hierbei bieten wir konkrete Praxisbeispiele, Prompts und Ratschläge für die unmittelbare Umsetzung.
Wenn Sie zunächst grundlegend in das Thema KI im CRM einsteigen möchten, empfehlen wir Ihnen unseren Beitrag CRMs im KI Zeitalter. Dort bekommen Sie einen fundierten Überblick und erfahren zudem, wie Sie selbst hochwertige Prompts erstellen.
Die Implementierung von CRM-Software wie HubSpot steigert die Effektivität von Vertrieb und Marketing erheblich. Sowohl für kleine als auch große Unternehmen. CRM-Tools sparen wertvolle Ressourcen, erleichtern die Zusammenarbeit im Team und optimieren die Kundenbindung.
Allerdings stellt die korrekte Implementierung eines solchen Systems viele Unternehmen vor eine Herausforderung. Sie ist jedoch maßgebliche Voraussetzung für eine erfolgreiche Nutzung.
Wie ChatGPT in diesem Prozess unterstützen kann, möchten wir anhand eines Beispiels zur Automatisierung von E-Mails verdeutlichen.
Die folgenden Prompts und deren jeweiliger Output sind das Ergebnis unserer Tests mit ChatGPT. Es ist wahrscheinlich, dass ähnliche Ergebnisse erzielt werden, wenn Sie die Prompts kopieren und selbst testen.
Dies ist jedoch nicht garantiert. Zudem werden die Ergebnisse niemals vollständig identisch sein. Gleiches gilt für den Einsatz in alternativen Sprachmodellen.
“Ich arbeite mit dem CRM HubSpot und möchte eine Automatisierung erstellen, die Leads mit einer maßgeschneiderten Follow-up-E-Mail versorgt. Dies soll nur für Leads geschehen, die ein bestimmtes Formular auf unserer Website ausfüllen.
Agiere als IT-Experte und liefere mir eine leicht verständliche Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie ich diese Automatisierung in HubSpot einrichten kann.”
Neugierig auf das Ergebnis?
Das korrekte Erfassen und Analysieren von Fehlerprotokollen zählt zu den wichtigsten Maßnahmen für den reibungslosen Ablauf von Systemen und Anwendungen.
Ein gut strukturierter Ansatz zur Fehlerprotokollanalyse verringert einerseits die Ausfallzeit und bietet andererseits wertvolle Einblicke in wiederkehrende Probleme.
Das nächste Prompt setzt hier an und liefert eine wertvolle Schritt-für-Schritt-Anleitung, Tools und effektive Strategien, um diese wichtige Aufgabe optimal zu meistern.
“Als IT-Leiter eines mittelständischen Unternehmens bin ich verantwortlich für das reibungslose Funktionieren unseres CRM-Systems.
In den letzten Wochen haben sich jedoch vermehrt Fehlermeldungen gehäuft. Diese gilt es jetzt genauer zu analysieren, um Ursachen zu identifizieren und zukünftige Probleme zu vermeiden.
Agiere als Experte für Datenanalyse im IT-Bereich und hilf mir, die gesammelten Fehlerprotokolle systematisch auszuwerten, Muster zu erkennen und konkrete Lösungsansätze zu entwickeln.
Das Ziel ist dabei nicht nur die Fehlerbehebung, sondern auch die Optimierung des gesamten CRM und eine Verbesserung des Kundenerlebnisses. Welche Tools und Verfahren kann ich nutzen, um die Fehlerursachen zu identifizieren und sicherzustellen, dass sie in Zukunft nicht wieder auftreten?
Erstelle eine 7-Schritte-Anleitung, welche die Grundlagen der Fehlerprotokollanalyse, empfohlene Tools, Best Practices und Tipps zur Vermeidung von wiederkehrenden Problemen umfasst.”
Neugierig auf das Ergebnis?
Die systematische Verwaltung des vorhandenen IT-Inventars ist eine oft unterschätzte Tätigkeit. Ein gut organisierter Überblick über Geräte, Software und Lizenzen spart nicht nur Kosten, sondern steigert auch die Effizienz und senkt das Sicherheitsrisiko.
Wir haben unsere Prompts bewusst so formuliert, dass sie einen möglichst authentischen Praxisbezug haben und einen Mehrwert für den Arbeitsalltag bieten.
Tauschen Sie die beispielhaften Unternehmensinformationen einfach gegen Ihre eigenen aus und Sie erhalten maßgeschneiderte Antworten passend zu Ihren Bedürfnissen.
Falls Sie an der ein oder anderen Stelle detaillierte Ergebnisse benötigen, so nutzen Sie den kurzen Folge-Prompt: “Erläutere den Punkt (XYZ) ausführlicher”.
Das folgende ChatGPT-Prompt liefert Best Practices der Inventarverwaltung und bietet praktische Tipps und Tricks, um sicherzustellen, dass kein Asset übersehen wird. Außerdem werden nützliche Tools und Sicherheitsmaßnahmen empfohlen und ein Muster zur Berichterstattung erzeugt.
“Ich bin IT-Manager eines mittelständischen Unternehmens und verantwortlich für das gesamte IT-Inventar, welches Hunderte von Computern, Servern, Netzwerkkomponenten, Lizenzen für verschiedene Softwareanwendungen und weiteres technisches Zubehör umfasst.
Derzeit werden alle Bestände mühsam in Excel-Tabellen verwaltet, daher suche ich nach einer effizienteren und fehlerfreien Methode. Diese neue Methode soll sowohl die physische Verfolgung von Hardware als auch die Zuordnung und Verwaltung von Softwarelizenzen erleichtern.
Agiere als Experte für IT-Inventarverwaltung und berücksichtige folgende Punkte:
Beantworte mir außerdem die beiden folgenden Fragen:
Neugierig auf das Ergebnis?
Im Zeitalter der Digitalisierung zählen IT-Ausgaben oftmals zu den größten Posten im Unternehmensbudget. Von Hardware über Software bis hin zu Support und Schulung gibt es zahlreiche Kostenverursacher.
Da diese jedoch mitunter entscheidend für die Leistungserbringung sind, ist eine ersatzlose Streichung keine Lösung. Wie können Unternehmen also im IT-Bereich effizient sparen, ohne die Leistung oder Sicherheit zu beeinträchtigen?
Die Antwort darauf liefert das nächste Prompt, welches zeitgleich eine praktische To-do-Liste erzeugt.
“Als CFO eines wachsenden Unternehmens suche ich nach Möglichkeiten, unsere Betriebskosten zu optimieren. Der IT-Bereich ist einer unserer größten Kostenpunkte und steht daher besonders im Fokus.
Handle als Experte für IT-Kostenmanagement. Welche bewährten Methoden und Strategien können wir anwenden, um in diesem Bereich effektiv Kosten zu senken, ohne jedoch die Leistung zu beeinträchtigen? Und welche typischen Fehler gilt es dabei unbedingt zu vermeiden?
Erstelle eine übersichtliche Tabelle mit den 5 wichtigsten Faktoren zur Kosteneinsparung im IT-Bereich. Inklusive Kurzbeschreibung zur Umsetzung, Prognosen zur potenziellen Einsparung, Nennung der gängigsten Fehler und wie diese vermieden werden können. Erstelle zudem eine Spalte zum Abhaken der erledigten Maßnahmen.”
Neugierig auf das Ergebnis?
Spätestens seit Inkrafttreten der DSGVO sollten die Themen Datenschutz und IT-Sicherheit zu den obersten Prioritäten eines jeden Unternehmens gehören. Die Praxis sieht leider anders aus.
Dabei sind die Sicherheit von IT-Systemen und der Schutz von sensiblen Daten in Zeiten zunehmender Cyberbedrohungen essenzieller denn je. Jedes Unternehmen, unabhängig der Größe oder Branche, sollte sich mit den Risiken und Herausforderungen der digitalen Welt auseinandersetzen.
Dazu zählt u. a. eine umfassende IT-Sicherheitsstrategie, die sowohl aktuelle als auch potenzielle Bedrohungen bestmöglich abdeckt. Prompt Nr. 5 hilft bei der Erstellung einer solchen Strategie und identifiziert die größten Bedrohungen für Ihre Branche sowie mögliche Vorsorgemaßnahmen.
“Ich bin Geschäftsführer eines großen Online-Shops für Elektronikartikel. Als digitalisiertes Unternehmen ist es für uns unerlässlich, über eine robuste IT-Sicherheitsstrategie zu verfügen, um Geschäftsdaten, Mitarbeiterinformationen und Kundendaten vor externen Bedrohungen zu schützen.
Mein Unternehmen verfügt über eine Mitarbeiterzahl von etwa 70 Personen, mehrere physische Lager und einen Online-Shop. Unser Fokus liegt zwar hauptsächlich auf den deutschen Markt, allerdings haben wir auch Kunden in ganz Europa verteilt.
Agiere als Experte für IT-Sicherheit und entwickle eine umfassende IT-Sicherheitsstrategie für mein Unternehmen. Berücksichtige dabei die folgenden Anforderungen:
Neugierig auf das Ergebnis?
In der dynamischen und rasant fortschreitenden IT-Welt spielt Effizienz eine entscheidende Rolle. Das Coden steht dabei im Zentrum moderner Softwareentwicklung, wird jedoch aufgrund zahlreicher Programmiersprachen immer komplexer.
Unser nächstes Prompt greift Entwicklern unter die Arme und liefert eine praktische CRM-Funktion, geschrieben in der Programmiersprache Python. Diese ist jedoch nur beispielhaft und kann gegen jede beliebige Sprache ausgetauscht werden. Ebenso die benötigte Funktion.
“Ich bin Entwickler und verantwortlich für die Integration neuer Features in ein bestehendes CRM-System. Das CRM ist in der Programmiersprache Python geschrieben und verbindet sich mit verschiedenen Datenbanken und Drittanbieter-APIs.
Mein neues Projekt besteht darin, eine Funktion zu erstellen, die automatisch Kundenkontakte aus einer Excel-Datei in das CRM importiert. Dabei sollen Duplikate erkannt und markiert, fehlerhafte Einträge gekennzeichnet und eine Rückmeldung über den Importvorgang gegeben werden.
Agiere als Programmierer und CRM-Experte. Generiere einen geeigneten Code für die oben genannte Aufgabe und berücksichtige dabei:
Neugierig auf das Ergebnis?
Eine detaillierte und gut strukturierte Dokumentation ist das unsichtbare Rückgrat jedes effizienten IT-Support-Teams. Sie hilft nicht nur dabei, wiederkehrende Probleme zu lösen, sondern sorgt auch dafür, dass neue Teammitglieder schnell und effektiv eingearbeitet werden.
Unser letztes Prompt hilft bei der Erstellung einer soliden IT-Support-Dokumentation. Außerdem wird erläutert, wie der tägliche Arbeitsablauf optimiert und die Zufriedenheit aller Beteiligten gesteigert werden kann.
“Ich bin seit wenigen Tagen neu in einem großen Unternehmen aus der Finanzbranche. Als IT-Support-Mitarbeiter bin ich dafür mitverantwortlich, dass unser CRM-System reibungslos läuft und es vom Vertriebs- und Marketingteam genutzt werden kann.
Zusammen mit meinem Team stehe ich als Ansprechpartner für eine Vielzahl von technischen Anfragen und Problemen zur Verfügung. Um den Supportprozess effizienter und nachvollziehbarer zu gestalten, wurde mir die Aufgabe übertragen, eine umfassende Dokumentation für den IT-Support zu erstellen.
Die Dokumentation dient dabei nicht nur als Wissensdatenbank für aktuelle Mitarbeiter, sondern soll künftig auch neuen Teammitgliedern den Einstieg erleichtern und eine konsistente Problembehandlung sicherstellen. Zudem ist es wichtig, dass regelmäßige Aktualisierungen und Erweiterungen problemlos vorgenommen werden können.
Agiere als Experte für IT-Support und Dokumentationsmanagement. Entwickle eine Struktur und einen Leitfaden für folgende Punkte:
Beantworte außerdem die folgenden Fragen:
Neugierig auf das Ergebnis?
Die Integration von KI im CRM öffnet neue Türen zur Effizienzsteigerung und Problembehandlung für den Bereich IT-Support.
Die in diesem Artikel vorgestellten ChatGPT-Prompts liefern nützliche Unterstützung und sofortigen Mehrwert für den Arbeitsalltag. Außerdem wird eine konsistente und hochwertige Benutzerunterstützung gefördert und erleichtert.
Zukünftig werden weiterentwickelte Technologien den neuen Standard für die IT- sowie für die gesamte Arbeitswelt setzen. Wer mit dieser rasanten Entwicklung Schritt halten möchte, sollte sich bereits heute mit der Thematik auseinandersetzen.
Email Sebastian Küstermann: skuestermann@kkvision.de
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