Zoho CRM und ERP: Die All-In-One-Plattform im Vergleich 2025

Was bietet Zoho?

Zoho bezeichnet sich selbst als „Betriebssystem für Unternehmen“ und dem kann man nur zustimmen. Die Plattform umfasst über 40 Apps, für fast alle Geschäftsbereiche. Von Vertrieb bis Marketing, von Support über Buchhaltung bis hin zu HR und sogar Projektmanagement. Besonders daran ist, dass diese Anwendungen miteinander verknüpft sind und lassen sich zentral über Zoho One in einer einzigen Plattform nutzen. Dadurch können Unternehmen ihre Geschäftsprozesse verbinden und automatisieren, ohne zig verschiedene Insellösungen einsetzen zu müssen und diese mit einander zu integrieren. Gerade das Thema Custom Integrations ist etwas, was viele Unternehmen vor viele Probleme und auch Kosten stellt. Da ist es umso erfreulicher, dass Zoho CRM und ERP bereits verbindet. Zoho liefert ein integriertes, konfigurierbares Gesamtsystem, mit dem Ihre Teams effizienter arbeiten und Ihr Unternehmen schneller ausbauen können. Sie können sich Ihr System selbst zusammenstellen und auf Ihre Bedürfnisse anpassen und das auch jederzeit. Sie benötigen ein bestimmtes System – z.B. Projektmanagement? Kein Problem Sie können diese App einfach hinzufügen und mit ihrem System ohne große Arbeit integrieren. Alle Tools sind ebenfalls als mobile Apps verfügbar, somit können Sie von überall auf Ihr System zugreifen. Die Zoho-Plattform spart nicht nur Kosten für mehrere Software-Abos, sondern reduziert auch den Integrationsaufwand. Zoho skaliert mit ihrem Unternehmen. Vom kleinen Start-up bis hin zu großen Unternehmen. Die flexible Erweiterung durch die Zoho Apps macht es möglich. Damit bietet Zoho eine flexible Alternative für alle, die eine umfassende Lösung suchen, ohne für jede Funktion ein anderes Tool einsetzen zu müssen.

Zoho CRM: Kundenmanagement & Automatisierung

Das Zoho CRM steht im Zentrum der Plattform und gehört zu den weltweit führenden Systemen für Kundenbeziehungsmanagement. Es bietet eine Vielzahl an Funktionen in den Bereichen Vertrieb, Marketing und Support. Ihr Vertriebsteam kann Leads erfassen, qualifizieren und in einer visuellen Pipeline bis zum Geschäftsabschluss verfolgen. Alle Phasen des Sales Funnel lassen sich abbilden und an die eigenen Prozesse anpassen. Eine große Stärke von Zoho ist die Automatisierung von Workflows. Wiederkehrende Aufgaben lassen sich einfach und schnell erstellen. Zum Beispiel kann das System automatisch Folge-E-Mails versenden oder einen neuen Lead direkt dem zuständigen Mitarbeiter zuweisen. Solche Automatisierungen sind nicht nur praktisch, sie sparen Zeit und stellen sicher, dass jeder Kunde zur richtigen Zeit die passenden Informationen erhält. Neben den klassischen Workflows bietet Zoho CRM ebenfalls eine fortgeschrittene Automatisierungs-Werkzeugkiste wie Blueprints (zur Definition von Prozessabläufen) und Makros für Routineaufgaben. Zoho bietet auch einen KI-Dienst namens Zia, welcher hilft ihre Mitarbeiter bei Ihrer täglichen Arbeit zu unterstützen. Sollte Sie dennoch mit der mächtigen Werkzeugkiste an die Grenzen stoßen, hat Zoho hier ebenfalls eine Lösung namens Deluge – eine mächtige Programmiersprache, mit welcher es kaum Grenzen gibt. Mit Deluge können technisch Versierte Geschäftslogik programmieren und so ziemlich jede erdenkliche Aktion automatisieren, auch über mehrere Zoho-Apps hinweg. Von speziellen Validierungen im CRM über Integrationen mit Drittsystemen, bis hin zu komplett individuellen Funktionen. Zoho CRM lässt sich nicht nur per Klicks konfigurieren, sondern bei Bedarf auch programmiertechnisch erweitern. Diese Flexibilität ist ein Alleinstellungsmerkmal, das viele andere CRM-Systeme so nicht bieten. Die Datenanalyse-Features liefern Echtzeit Einblicke in Verkaufszahlen, Conversion-Rates und andere KPIs. Gerade die Anpassbarkeit – vom Hinzufügen eigener Felder bis zum Schreiben von Deluge-Skripten – kann jedes Unternehmen Zoho CRM so einrichten, wie es zum eigenen Prozess passt.

Zoho als ERP Lösung: Buchhaltung, Lager & HR

Neben dem CRM-Modul deckt Zoho auch viele ERP-Funktionen ab. Unter anderem die Ressourcenplanung und Verwaltung interner Abläufe. Zoho One enthält eine ganze Suite an Apps für Sie, darunter Buchhaltungssoftware, Lagerverwaltung, HR-Tools und mehr.

Hier ein Überblick über ein paar der dieser Anwendungen:

Zoho Books (Buchhaltung):

Zoho Books ist eine umfassende Buchhaltungssoftware, die Unternehmen bei der Verwaltung von Finanzen, Rechnungen, Ausgaben und auch bei der Steuerkonformität unterstützt. Mit Zoho Books können z.B. Angebote und Rechnungen geschrieben werden, Ausgaben erfasst und Bankkonten verknüpft werden. Berichte wie Gewinn und Verlust, Bilanzen oder Umsatzsteuerauswertungen stehen auf Knopfdruck bereit. Zoho Books hilft die Buchhaltung zu automatisieren und immer den finanziellen Überblick zu behalten .

Zoho Inventory (Lager):

Zoho Inventory ist eine Bestandsverwaltungssoftware, die Lagerbestände, Bestellungen und Lieferungen effizient verwaltet und mit dem bestehenden System nahtlos integriert. Damit können z.B. Online-Shop-Bestellungen automatisch mit dem Lager synchronisiert werden. Unternehmen behalten den Überblick über Artikel, Lagerorte, Mindestbestände und können Picklisten oder Lieferscheine direkt im System erzeugen. Lagerprozesse lassen sich effizienter gestalten. Von der Wareneingangsbuchung bis hin zum Versand. Es ist besonders hilfreich, dass Zoho Inventory sich mit Shopsystemen wie Shopify oder WooCommerce problemlos verknüpfen lässt.

Zoho People (HR):

Zoho People ist eine umfassende HR-Software, welche Personalverwaltung, Zeiterfassung, Abwesenheitsmanagement und Mitarbeiter-Self-Service ermöglicht . Zoho People hilft Ihnen bei der Digitalisierung. Vom Onboarding neuer Mitarbeiter über Urlaubsanträge bis hin zur Zeiterfassung. Mitarbeiter können ihre Arbeitszeiten oder Urlaube selbst eintragen und auch einsehen. Was den HR-Abteilungen viel Administrationsaufwand abnimmt. Zoho People unterstützt somit Ihr Unternehmen dabei Ihre HR-Prozesse zu straffen, um eine moderne Mitarbeiterverwaltung aufzubauen.

Von der Finanzbuchhaltung bis zur Warenwirtschaft und Personalverwaltung, kann Zoho vieles für Sie abbilden und das alles auf einer Plattform. Wichtig ist jedoch zu erwähnen, dass Zoho Modular ist, Sie können sich die Bereiche in das System nehmen, die Sie benötigen.

Zoho People Screenshot, Quelle: https://www.zoho.com/people/help/adminguide/services.html

Zoho vs HubSpot vs Pipedrive

Wie schlägt sich Zoho im Vergleich mit HubSpot und Pipedrive, zwei anderen sehr starken und populären CRM Systemen? An dieser Stelle vergleichen wir die drei insbesondere in Bezug auf Funktionsumfang, Preismodell und Zielgruppe.

Funktionsumfang:

Zoho besticht durch seine breite All-in-One-Funktionalität heraus und da können beide Tools nicht mithalten. Doch schauen wir uns es einmal genauer an. Neben dem Kern-CRM bietet Zoho zahlreiche zusätzliche Module (Marketing, Support, Finanzen, etc.), während HubSpot sich vor allem als Plattform für Marketing, Vertrieb und Kundenservice versteht. HubSpots Sales Hub ist sehr leistungsfähig und bietet komplexe Funktionen für Lead Management, Sales-Tracking und Marketing-Automation. Es ist allerdings auch dementsprechend umfangreich und erfordert eine längere Einarbeitung, um alle Features effektiv zu nutzen. Pipedrive hingegen verfolgt den Ansatz „weniger ist mehr“. Es wurde von Vertrieblern für Vertriebler entwickelt und konzentriert sich auf Kernfunktionen des Sales-CRM, insbesondere eine einfache Pipeline-Verwaltung, Kontaktverwaltung und Aktivitäten-Tracking, welche HubSpot schon recht ähnlich ist. Pipedrive überzeugt durch eine sehr benutzerfreundliche Oberfläche und bietet alle nötigen Features für ein solides Sales-CRM. Zoho CRM liegt funktional irgendwo dazwischen. Es deckt den gesamten Sales-Prozess ab und ist sehr anpassbar – gerade in Hinblick auf die eigene Programmiersprache Deluge. Dafür kann Zoho mit zusätzlichen Apps (Kampagnen, SocialMedia, etc.) aufrüsten und so einen ähnlichen Umfang bieten.

Preismodell:

Alle drei Anbieter fahren unterschiedliche Preis Strukturen. HubSpot lockt mit einer günstigen Basisversion, die bereits überraschend umfangreich ist, und bietet dann verschiedene Hubs (Marketing, Sales, Service) in gestaffelten Paketen an. Die kostenpflichtigen Pläne starten bei ca. 20 € pro Monat (Starter) und reichen bis zu mehreren hundert Euro für professionelle oder Enterprise-Pakete. Zusätzlich muss man einen OnBoarding Preis bezahlen, außer Sie machen dies mit einem HubSpot-Partner. Allerdings wird HubSpot mit steigenden Anforderungen schnell teuer. Viele erweiterte Funktionen, wie etwa Automationen/Automatisierungen in größerem Umfang, gibt es erst in höherpreisigen Bundles oder benötigen das Operations Hub. Zoho CRM bietet eine Free Edition (für 3 Benutzer) und dann gestufte Pakete von ca. 14 € bis 65 € pro Nutzer/Monat (Standard bis Enterprise). Damit ist Zoho in den Basistarifen deutlich günstiger als HubSpot und selbst die Top-Tarife liegen oft unter HubSpots Preisen. Allerdings sind manche Premium-Features auch erst in den höheren Zoho-Plänen enthalten . Pipedrive hat kein dauerhaft kostenloses CRM, aber bietet eine 14-tägige Testversion. Die bezahlten Pipedrive-Pläne beginnen bei rund 15 € pro Nutzer/ Monat (Essential) und gehen hoch bis etwa 99 € pro Nutzer/Monat im Enterprise-Paket . Damit liegt Pipedrive preislich zwischen Zoho und HubSpot. Insgesamt kann man sagen: Zoho liefert das Beste Kosten/Nutzen Verhältnis, Pipedrive ist moderat bepreist für kleine Teams und HubSpot skaliert mit vollem Funktionsumfang am Teuersten, lässt aber auch keine Wünsche offen.

Zielgruppen:

Zoho zielt auf Unternehmen jeder Größe ab, wird aber besonders attraktiv für kleine und mittelständische Unternehmen, die möglichst viele Bereiche mit einer Plattform abdecken wollen. Wer ein Start-up ist, das neben CRM auch Buchhaltung, Projekte oder Support in einem System integrieren möchte, findet in Zoho eine flexible Lösung, die sich auch alleine gut aufbauen lässt. Zoho erfordert etwas technisches Verständnis und Zeit, um es optimal zu nutzen. HubSpot hat seine Wurzeln im Inbound-Marketing und spricht viel Marketing- und Vertriebsteams in Start-ups, Agenturen und Mittelstand an, die Wert auf Benutzerfreundlichkeit und starke Marketingfeatures legen. Aufgrund der hohen Kosten in den oberen Paketen ist HubSpot oft bei Unternehmen im Einsatz, die ein entsprechendes Marketingbudget haben. HubSpot eignet sich auch gut, wenn man schnell starten will, da die Oberfläche sehr intuitiv ist und viele Schulungsmaterialien (HubSpot Academy) verfügbar sind. In der Academy können Mitarbeiter sich selbstständig weiterbilden und HubSpot besser kennenlernen. Pipedrive schließlich ist ideal für kleine Vertriebsteams und Selbständige, die ein einfaches, fokussiertes CRM für Sales-Pipelines suchen. Es ist beliebt bei kleinen bis mittelgroßen Unternehmen, die keinen großen Schnickschnack brauchen, sondern vor allem Leads, Deals und Aktivitäten managen möchten. Pipedrive ist weniger geeignet für komplexe organisatorische Anforderungen. Das Marketing in Pipedrive ist nur im minimalen Umfang vorhanden und dies ist auch ok, denn die Stärke von Pipedrive liegt im Sales. Möchte man ernsthaftes Marketing betreiben, muss man auf andere Tools zurückgreifen. Bei Zoho und HubSpot ist so etwas nicht nötig.

Zusammengefasst:

Zoho vs. HubSpot vs. Pipedrive kann man als Breite vs. Tiefe vs. Einfachheit beschreiben. Zoho bietet die breite und vielseitig einsetzbare Plattform. HubSpot bietet Tiefe im Marketing und Vertrieb bei einem dementsprechenden Preis. Pipedrive punktet mit seiner Einfachheit und dem Fokus auf das Wesentliche – dem Sales-Bereich. Die Wahl hängt letztlich von den Bedürfnissen und Ressourcen des jeweiligen Unternehmens ab.

Vorteile und Nachteile von Zoho

Wie schlägt sich Zoho nun im praktischen Alltag? Hier fassen wir die wichtigsten Vorteile und Nachteile der Plattform zusammen:

Vorteile von Zoho

• Umfang vs. Preis – viele Funktionen für wenig Geld: Zoho gilt als äußerst preiswert gemessen am gebotenen Funktionsumfang.
• Modular und hochgradig anpassbar: Kaum ein anderer Anbieter lässt sich dermaßen flexibel an die eigenen Bedürfnisse anpassen. Man kann Module auswählen und kombinieren, wie es passt (CRM allein oder CRM+Books+Projects etc.). Innerhalb der Apps ist Zoho extrem konfigurierbar – von individuellen Feldern und Layouts bis zu komplexen Workflows.
• All-in-One-Ökosystem: Im Alltag profitieren Nutzer davon, dass viele benötigte Tools unter einem Dach sind. Daten aus verschiedenen Abteilungen sind verknüpft, was man z.B. daran sieht, dass ein Vertriebsmitarbeiter im CRM die Rechnungsstellung aus Zoho Books einsehen kann, oder der Support in Zoho Desk die Kundendaten aus dem CRM zur Hand hat.
• Kontinuierliche Verbesserung & Datenschutz: Zoho ist ein seit über 25 Jahren am Markt etabliertes Unternehmen (gegründet 1996) und entwickelt seine Produkte kontinuierlich weiter. Jedes Jahr kommen neue Funktionen und manchmal neue Apps hinzu . Gleichzeitig setzt Zoho auf Datensicherheit und Privacy – das Unternehmen betreibt eigene europäische Rechenzentren und rühmt sich damit, keine Werbung in seinen Apps zu haben und Kundendaten nicht auszulesen.

Nachteile von Zoho:

• Steile Lernkurve & komplexe Oberfläche: Ein oft genannter Nachteil ist, dass Zoho nicht so intuitiv ist wie mancher Konkurrent. Die Vielzahl der Tools und Einstellungen kann Neueinsteiger überfordern. Nutzer berichten, dass die Einarbeitung in Zoho länger dauert und das Interface teilweise unübersichtlich wirkt.
• Uneinheitliche Benutzererfahrung: Dadurch, dass Zoho so viele unterschiedliche Apps hat, sind Look & Feel nicht immer 100% konsistent. Jede Anwendung wurde von einem anderen Team entwickelt; zwar hat Zoho in den letzten Jahren viel vereinheitlicht, dennoch fühlt sich z.B. Zoho Books anders an als Zoho CRM.
• Unter dem Strich zeigen sich im Alltag also Zohos große Stärken in Flexibilität und Preis. Während man leider kleine Abstriche bei der Usability und stellenweise auch bei der Funktions-Tiefe machen muss. Viele Unternehmen bewerten allerdings das Preis-Leistungs-Verhältnis als hervorragend und arrangieren sich mit der etwas höheren Komplexität. Wenn man sich erst einmal in Zoho eingearbeitet hat, möchte man Zoho nur noch selten wieder hergeben.

Für wen eignet sich Zoho wirklich?

Kleine und mittlere Unternehmen mit vielfältigem Bedarf die eine zentrale Lösung für CRM, Buchhaltung, Projektmanagement und mehr suchen. Zoho wächst flexibel mit Ihrem Unternehmen mit und lässt sich jederzeit an Ihre Bedürfnisse anpassen.

Zoho eignet sich vor allem für Unternehmen die für Ihr Geld nicht zu wenig erhalten möchten. Zoho bietet über 40 Apps zu einem günstigen Preis. Kaum eine andere Plattform kann hier mit Zoho mithalten. Starke Alternativen sind meistens zu teuer und günstigere Alternativen haben weniger Umfang und Tiefe. Bei dem Preis-Leistungsverhältnis ist Zoho kaum schlagbar.

Unternehmen die sich nicht scheuen Prozesse individuell anzupassen, automatisieren und sich auch nicht davor scheuen zu programmieren, finden in Zoho viele Möglichkeiten es perfekt auf die eigenen Prozesse anzupassen, wie kaum eine andere Plattform.

Zoho eignet sich als Zentraler Daten-Hub auch für andere Tools, die Sie mit Zoho integrieren können und sorgt für eine nahtlose Zusammenarbeit der Systeme.

Fazit: Ist Zoho eine ernsthafte Alternative?

Kurz gesagt, ja. Zoho ist eine erstzunehmende Konkurrenz für die Big-Player im CRM-Bereich. Gerade durch den gewaltigen Funktionsumfang, Anpassbarkeit und Preisleistungsverhältnis, wird Zoho immer attraktiver für Unternehmen. Andere Systeme wie HubSpot haben immer noch die Nase vorn im Bereich Benutzerfreundlichkeit oder auch Tiefe, aber das kommt mit einem gewissen Preis. Der große Vorteil von Zoho ist die All-In-One-Lösung. Sie benötigen monatelangen und teure Integrationsprojekte, damit die Systeme miteinander Daten austauschen können oder Ihre Mitarbeiter Zugriff auf alle benötigten Daten haben. Bei Zoho liegt alles in einem Ökosystem. Gerade kleinere Unternehmen und Start-Ups die noch kein ERP besitzen, ist Zoho besonders attraktiv. Zoho kann definitiv mit HubSpot mithalten und viele Szenarios günstiger abbilden. Zoho bietet flexible Sales-Automation, vielfältige Anpassungsmöglichkeiten und Analytics auf Augenhöhe.

Unsere Empfehlung: Überlegen Sie, was Ihnen wichtiger ist. Wenn Sie eine rundum Lösung suchen, die viele Bereiche Ihres Geschäfts abbildet und dabei ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis bietet, sollten Sie Zoho unbedingt in Betracht ziehen. Gerade für mittelständische Unternehmen ist Zoho eine attraktive Alternative, die oft unter dem Radar fliegt. Wenn Sie hingegen vor allem ein schlankes, sofort eingängiges CRM suchen und Ihr Fokus stark auf Marketing-Inhalten liegt, dann könnte HubSpot trotz höherer Kosten die bessere Wahl sein. In jedem Fall gilt: Es lohnt sich, Zoho eine Chance zu geben. Manchmal muss man auch neue Wege gehen um ans Ziel anzukommen.