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KI, ChatGPT & CRM: Prompts für herausragenden Kundenservice

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Lesezeit: 17 Minuten | zuletzt aktualisiert am 15. Februar 2024

KI, CRM & Kundenservice - ein unschlagbares Trio. Entdecken Sie, wie Sie mit ChatGPT-Prompts Ihren Kundenservice und Ihr CRM auf das nächste Level heben können.

KI, CRM & Kundenservice - ein unschlagbares Trio. Entdecken Sie, wie Sie mit ChatGPT-Prompts Ihren Kundenservice und Ihr CRM auf das nächste Level heben können.

Das Wichtigste auf einen Blick

Die Integration von künstlicher Intelligenz (KI) in den Kundenservice steigert nicht nur die Effizienz, sondern auch das Kundenerlebnis signifikant.

KI und CRM sind ein ideales Duo und Sprachmodelle wie ChatGPT bieten schon heute eine enorme Erleichterung für den Arbeitsalltag.  

Spezifisch formulierte Eingabeaufforderungen (sogenannte Prompts) ermöglichen eine präzise und individuelle Kundenkommunikation, wodurch Serviceanfragen treffsicher und blitzschnell bearbeitet werden können.  

Diese Entwicklung ist besonders für Unternehmen von Vorteil, die einen proaktiven und personalisierten Kundenservice anstreben und gleichzeitig um Effektivität, Zeit- und Kostenersparnis bemüht sind. 

KI & CRM: 7 leistungsstarke ChatGPT-Prompts für den Kundenservice

Exzellenter Kundenservice macht zunehmend den Unterschied zwischen Markterfolg und Misserfolg aus. Verständlicherweise suchen daher immer mehr Unternehmen nach effizienten Wegen, um die eigenen Serviceleistungen zu optimieren. 

In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie mithilfe von ChatGPT & CRM Ihren Kundenservice optimieren. Dabei liefern wir praxisnahe Beispiele und Tipps zur direkten Implementierung. Lassen Sie sich inspirieren und erfahren Sie, wie auch Ihr Unternehmen von KI profitiert. 

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Grundlagen zum Thema KI im CRM

Wenn Sie zunächst grundlegend in das Thema KI im CRM einsteigen möchten, empfehlen wir Ihnen unseren Beitrag. Dort bekommen Sie einen fundierten Überblick und erfahren zudem, wie Sie selbst hochwertige Prompts erstellen. 

Beantwortung von FAQ im Kundenservice 

Beginnen wir zunächst mit einem klassischen Anwendungsfall für Webseiten- und Shopbetreiber mit regelmäßigen Besucherverkehr.  

Hierbei kann KI den Kundenservice verbessern und beschleunigen, indem einfache Anfragen automatisiert beantwortet und komplexere Anfragen zielgerichtet weitergeleitet werden.  

Beispielsweise durch einen Chatbot. Dies sorgt nicht nur für eine effizientere Problemlösung, sondern reduziert auch Wartezeiten sowie Kosten und entlastet Mitarbeiter.  Unser erstes Prompt hilft bei der Identifizierung und Beantwortung von häufig gestellten Fragen (FAQ).

Disclaimer

Die folgenden Prompts und deren jeweiliger Output sind das Ergebnis unserer Tests mit ChatGPT. Es ist wahrscheinlich, dass ähnliche Ergebnisse erzielt werden, wenn Sie die Prompts kopieren und selbst testen.

Dies ist jedoch nicht garantiert. Zudem werden die Ergebnisse niemals vollständig identisch sein. Gleiches gilt für den Einsatz in alternativen Sprachmodellen. 

Prompt zur Beantwortung von FAQ im Kundenservice 

"Ich leite den Kundendienst eines Unternehmens, das Haushaltsgeräte herstellt. Hilf mir dabei, detaillierte Antworten auf unsere häufigsten Kundendienstfragen zu erstellen.

Agiere als Mitarbeiter meines Service-Teams und beschreibe die Antworten so, dass sie möglichst leicht verständlich sind. Unsere Zielgruppe sind Männer und Frauen zwischen 30 und 50 Jahren mit mittlerem Einkommen. 

Die Fragen lauten: 

  • Wie kann ich mein Gerät registrieren? 
  • Was mache ich, wenn mein Gerät nicht funktioniert?
  • Wie kann ich Teile oder Zubehör für mein Gerät bestellen? 
  • Wie kann ich den Kundendienst kontaktieren?"
     

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Kundenumfragen 

Die regelmäßige Interaktion mit Kunden ist in sämtlichen Branchen ein zentraler Baustein für den Unternehmenserfolg.  

Gut konzipierte Kundenumfragen helfen dabei, die Bedürfnisse und Präferenzen der Zielgruppe besser zu verstehen und dadurch Marketing, Vertrieb & Produktentwicklung zu optimieren.  

Aus den gewonnenen Erkenntnissen können Strategien zur Verbesserung der Produktvielfalt, der Servicequalität und letztendlich auch der Kundenzufriedenheit abgeleitet werden. Somit profitieren alle Beteiligten. 

Insbesondere wenn es darum geht, passende Ideen und Fragen für eine solche Umfrage zu finden, liefert ChatGPT blitzschnelle Ergebnisse. 

kundenservice

Prompt zur Erstellung von Kundenumfragen 

“Ich muss eine Kundenumfrage für unser E-Commerce-Unternehmen erstellen, um die Kundenzufriedenheit und die Produktpräferenzen besser zu verstehen.

Wir bieten eine breite Palette von Sportartikeln & Sportkleidung für Männer und Frauen zwischen 20 und 40 Jahren an.

Agiere als Marktforscher und erstelle eine Struktur für diese Umfrage, einschließlich wichtiger Fragen. Erläutere außerdem, wie wir die gesammelten Daten analysieren können.” 

 

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Optimierung der Antwortzeit 

In unserer schnelllebigen Welt erwarten Kunden zeitnahe, präzise und zufriedenstellende Antworten. Hingegen führt eine zu lange Antwortzeit zu Unzufriedenheit und beeinträchtigt das Kundenerlebnis.  

Personalisieren Sie unsere Prompts

Wir haben unsere Prompts bewusst so formuliert, dass sie einen möglichst authentischen Praxisbezug haben und einen Mehrwert für den Arbeitsalltag bieten.

Tauschen Sie die beispielhaften Unternehmensinformationen einfach gegen Ihre eigenen aus und Sie erhalten maßgeschneiderte Antworten passend zu Ihren Bedürfnissen.

Falls Sie an der ein oder anderen Stelle detaillierte Ergebnisse benötigen, so nutzen Sie den kurzen Folge-Prompt: “Erläutere den Punkt (XYZ) ausführlicher”.  

Mit dem folgenden Prompt tauchen wir tiefer in dieses Thema ein und erhalten Lösungsansätze, um die Reaktionszeiten zu verkürzen und somit ein effizienteres Kundenerlebnis zu gewährleisten. 

Prompt zur Optimierung der Antwortzeit 

“Ich bin verantwortlich für den Kundenservice eines Online-Shops für Haushaltswaren. In letzter Zeit bemerke ich, dass unsere Antwortzeiten auf Kundenanfragen länger sind als die der Konkurrenz.

Dies beeinträchtigt das Kundenerlebnis und führt mittelfristig zu einem Verlust von Kundenloyalität. Unser Ziel ist es, die Antwortzeiten signifikant zu reduzieren. Dabei soll jedoch die Qualität unserer Antworten unbeeinträchtigt bleiben.

Agiere als Experte für herausragenden Kundenservice und berate mich über bewährte Methoden und Techniken, um die Antwortzeiten in unserem Kundenservice zu verbessern.

Liefere mir eine detaillierte Schritt-für-Schritt-Anleitung und berücksichtige dabei sowohl technologische Lösungen als auch Prozessoptimierungen. Die Anleitung soll die 10 relevantesten Schritte beinhalten.” 

 

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Analyse der Kundenzufriedenheit  

Die Zufriedenheit von Kunden spielt eine entscheidende Rolle für die langfristige Kundenbindung. Wer seine Kunde nicht zufriedenstellt, wird diese früher oder später an den Wettbewerb verlieren.  

Eine gründliche und regelmäßige Analyse der Kundenzufriedenheit ist daher unerlässlich, um herauszufinden, was Kunden wirklich wollen und wie sie ein Produkt, einen Service oder eine Marke wahrnehmen.  

Das nächste Prompt hilft bei einer solchen Analyse und zeigt auf, wie Unternehmen die Meinungen und Gefühle ihrer Kunden systematisch erfassen und daraus wertvolle Erkenntnisse gewinnen können. 

Prompt zur Analyse der Kundenzufriedenheit 

“Als Leiter des Kundenservices für einen Online-Buchhandel ist die Zufriedenheit unserer Kunden meine oberste Priorität.

Um unser Angebot und unseren Service kontinuierlich zu verbessern, möchte ich regelmäßige Analysen zur Kundenzufriedenheit durchführen. Dabei bin ich auf der Suche nach aussagekräftigen Methoden und Kriterien, um die Zufriedenheit objektiv zu messen und daraus Handlungsempfehlungen abzuleiten.

Agiere als Experte für Kundenbeziehungsmanagement. Berate mich, wie ich eine umfassende Analyse der Kundenzufriedenheit effektiv planen, durchführen und auswerten kann.

Erstelle eine detaillierte Anleitung mit den 5 wichtigsten Schritten, inklusive benötigter Tools, Fragestellungen und Auswertungstipps. Erstelle zudem einen Fragebogen mit 10 relevanten Fragen zur Messung der Kundenzufriedenheit. Die Fragen sollen so gestellt sein, dass sie anhand einer Punkteskala beantwortet werden können.”

 

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Auswertung von Kundenfeedback 

Kundenfeedback ist deutlich mehr als nur eine Meinung. Es bietet wertvolle Einblicke in die Wünsche und Bedürfnisse der eigenen Kunden und Zielgruppen.  

Ob Lob oder Kritik - jede Rückmeldung birgt das Potenzial, Geschäftsprozesse zu verfeinern und das Kundenerlebnis erheblich zu steigern. Doch wie können diese wertvollen Informationen effektiv ausgewertet werden und welche Maßnahmen lassen sich daraus ableiten?  

Das folgende Prompt liefert genau darauf eine Antwort. 

KI&CRM_Feedback

Prompt zur Auswertung von Kundenfeedback  

“Nachdem wir erfolgreich eine Analyse der Kundenzufriedenheit für unseren Online-Buchhandel durchgeführt haben, steht nun die Auswertung des gesammelten Kundenfeedbacks im Vordergrund.

Agiere als Experte für Datenanalyse und Kundenbeziehungsmanagement. Hilf mir dabei, die gesammelten Daten auszuwerten und konkrete Handlungsempfehlungen abzuleiten. Liefere zu jedem Ergebnis eine Auswertung + Handlungsempfehlung. Zudem benötige ich Tipps für die Datenvisualisierung.  

Für die Umfrage wurde ein Punktesystem von 1-5 genutzt (1= niedrigste, 5= höchste Punktzahl).  Es nahmen 200 Personen an der Umfrage teil.  

Die Umfrage lieferte folgende Ergebnisse, wobei in der Klammer die durchschnittliche Punktzahl der jeweiligen Frage steht:  

  1. Wie zufrieden sind Sie mit der Auswahl der Bücher in unserem Online-Shop? (4,1) 
  2. Wie bewerten Sie die Benutzerfreundlichkeit unserer Website? (3,3) 
  3. Wie zufrieden sind Sie mit der Geschwindigkeit der Lieferung? (2,4) 
  4. Wie bewerten Sie die Qualität der gelieferten Bücher? (4,7) 
  5. Wie zufrieden sind Sie mit dem Preis-Leistungs-Verhältnis unseres Angebots? (4,3) 
  6. Wie hilfreich fanden Sie unseren Kundenservice bei Fragen oder Problemen? (3,1) 
  7. Wie zufrieden sind Sie mit den angebotenen Zahlungsmethoden? (1,8)
  8. Würden Sie unseren Online-Shop einem Freund weiterempfehlen? (4,5) 
  9. Wie zufrieden sind Sie mit den Rückgabe- und Umtauschmöglichkeiten? (4,8) 
  10. Wie wahrscheinlich ist es, dass Sie erneut bei uns einkaufen werden? (4,6)” 

 

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Entwicklung von Service-Kampagnen 

Service-Kampagnen sind ein ideales Werkzeug, um Kundenbindung und -Zufriedenheit dauerhaft zu steigern. Durchdachte Service-Kampagnen prägen das Markenbild, schaffen Vertrauen und tragen zur Kundenloyalität bei. 

Doch die Entwicklung und Ideenfindung ist oft mit einer Menge Zeit- und Arbeitsaufwand verbunden. Unser nächstes Prompt erspart nicht nur stundenlanges Brainstorming, sondern liefert auch 7 kreative Ideen inklusive Tipps zur Umsetzung und Erfolgsmessung.

Prompt zur Entwicklung von Service-Kampagnen

“Als Leiter des Kundendienstes für ein Unternehmen im Bereich Telekommunikation bin ich bemüht, unsere Service-Qualität stetig zu verbessern. Wir möchten unsere Kunden nicht nur zufriedenstellen, sondern sie mit herausragendem Service begeistern.

Hierfür benötige ich kreative und effektive Ideen für Service-Kampagnen, die sowohl online als auch offline umgesetzt werden können. Agiere als Experte für Kundenservice und berate mich in der Konzeption und Umsetzung wirkungsvoller Service-Kampagnen.

Präsentiere eine Übersicht mit 7 Kampagnenideen, inklusive kurzer Beschreibung, empfohlenen Kanälen und potenziellen Erfolgsmetriken.” 

 

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Schulung des Servicepersonals

Die Qualität des Kundenservices ist eines der wichtigsten Kriterien für die nachhaltige und langfristige Kundenbindung. Insbesondere in Zeiten von Online-Bewertungen und sofortiger Vergleichsmöglichkeiten.  

Hinter jedem effizienten und kundenfreundlichen Service steht ein gut geschultes Team, welches die Bedürfnisse der Kunden kennt und erfüllt. Da Kunden heutzutage immer anspruchsvoller werden, ist die kontinuierliche Schulung des Servicepersonals unerlässlich.  

Unser letztes Prompt unterstützt Sie dabei, ein Schulungsprogramm zu entwickeln, welches sowohl die Bedürfnisse Ihres Unternehmens als auch die Ihrer Kunden erfüllt. 

 

Prompt zur Schulung des Servicepersonals 

“Ich leite den Kundenservice eines großen Elektronik-Unternehmens. In den letzten Monaten haben wir vermehrt Beschwerden von Kunden über die nachlassende Servicequalität erhalten.

Um dies zu ändern und unseren Service wieder auf ein höheres Niveau zu heben, möchte ich gezielte Schulungen für unser Servicepersonal durchführen. Agiere als Coach für Kundenservice und erstelle einen detaillierten Schulungsplan für mein Team.

Der Plan soll die wichtigsten Schulungsinhalte, geeignete Schulungsmethoden sowie Vorschläge für die praktische Umsetzung und Nachbereitung enthalten. Liste außerdem geeignete Schulungsunterlagen auf, welche ich dem Team aushändigen kann.

Ziel der Schulung ist es, sowohl die fachlichen als auch die kommunikativen Fähigkeiten unseres Teams zu verbessern. Ich benötige einen übersichtlichen Plan, der sich über einen Zeitraum von 4 Wochen erstreckt und 8 Trainingseinheiten beinhaltet.

Erstelle den Plan in Form einer Tabelle und finde geeignete Überschriften für die Spalten und Zeilen.” 

 

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Fazit

Die Integration von KI im CRM stellt eine signifikante Weiterentwicklung für sämtliche Einsatzbereiche dar. Auch der Kundenservice profitiert von der neuen Technologie und Unternehmen können nicht nur ihre Abläufe optimieren, sondern auch die Kundenzufriedenheit deutlich steigern.  

Die im Artikel vorgestellten Praxisbeispiele zeigen eindrucksvoll das Potenzial von intelligenten Sprachmodellen wie ChatGPT. Indem Kundenservice-Anfragen schneller und präziser beantwortet werden, bieten Unternehmen ihren Kunden einen echten Mehrwert, steigern die Arbeitseffizienz und senken gleichzeitig Kosten.  

Die Zukunft des Kundenservices und vieler weiterer Unternehmensbereiche liegt in der effizienten Verknüpfung von KI und CRM. Dementsprechend wichtig ist es, sich bereits heute mit solchen Innovationen auseinanderzusetzen, um in der digitalen Landschaft wettbewerbsfähig zu bleiben. 

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Über den Autor

Katharina Krug

CEO & Founder

Katharina ist als Gründerin und Geschäftsführerin maßgeblich dafür verantwortlich, dass kkvision mit seinen Kunden so viele Erfolgsgeschichten schreiben kann. Nach ihrem Studium der Medieninformatik startete sie als Entrepreneurin im Bereich CRM und Marketing Automation durch und baute mit kkvision eine echte Marke in der Branche auf.

Go to Email Katharina Krug: kkrug@kkvision.de

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